Buchhaltungssoftware für Österreich: Was hier funktioniert
Die meisten bekannten Programme kommen aus Deutschland. Welche Anbieter die UVA direkt an FinanzOnline übermitteln - und welche Namen verwechselt werden.
Der Markt für Buchhaltungssoftware ist deutsch dominiert, und das ist für österreichische Unternehmen das eigentliche Problem. Die bekanntesten Namen scheitern hier nicht an der Bedienung, sondern an drei Dingen: an den Steuersätzen, an der Umsatzsteuervoranmeldung und am Exportformat für die Steuerberatung.
Beim Marktführer ist das kein Auslegungsfall, sondern eine Herstellerangabe. Im Hilfe-Center von Lexware Office steht wörtlich: „Die Anwendung Lexware Office ist ausschließlich für die Nutzung in Deutschland geeignet.” Genannt werden fehlende länderspezifische Steuersätze und Onlinebanking, das außerhalb Deutschlands nicht funktioniert.
Der Österreich-Filter
Drei Fragen trennen brauchbare von unbrauchbaren Programmen:
Übermittelt es die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an FinanzOnline? Das ist der härteste Test. Belegbar erfüllen ihn:
| Produkt | Betreiber | Sitz |
|---|---|---|
| ProSaldo.net | ProSaldo.net GmbH, FN 493398 k | Wien |
| FreeFinance | manubu gmbh, FN 340511 b | Schwechat |
| worxx, fakt, kassa by rza | RZA GmbH, FN 148513 b | Gmünd |
Bei anderen Anbietern führt der Weg über einen Export, den Sie selbst in FinanzOnline hochladen, oder über die Steuerberatung. Das ist kein Ausschlussgrund, aber ein monatlicher Handgriff mehr.
Erzeugt es E-Rechnungen im ebInterface-Format? Relevant für alle, die an Bundesdienststellen fakturieren - dort besteht die E-Rechnungspflicht seit 2014. Einzelheiten auf der Seite zur E-Rechnung.
Kann es die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach österreichischem Recht? Das Zufluss-Abfluss-Prinzip unterscheidet sich in den Details von der deutschen Einnahmenüberschussrechnung, und die Fristen für wiederkehrende Zahlungen sind andere.
Die Namen, die verwechselt werden
Hier liegt die größte Fehlerquelle bei diesem Thema, und sie hat schon zu falschen Empfehlungen geführt.
Drei verschiedene Dinge heißen „ProSaldo”. Die ProSaldo.net GmbH in Wien betreibt eine Cloud-Buchhaltung mit FinanzOnline-Anbindung. Die ProSaldo GmbH in Cottbus vertreibt die Desktop-Software MonKey Office. Daneben gibt es ProSaldo Studio, das über einen Wiener Verlag vertrieben wird. Die Wiener Firma hat zu der Verwechslung eine eigene Klarstellung veröffentlicht und hält darin fest, dass es sich um zwei völlig verschiedene Unternehmen handelt.
RZA und RZL sind zwei eigenständige österreichische Anbieter, unterschieden durch einen einzigen Buchstaben. Die RZA GmbH sitzt in Gmünd, die RZL Software GmbH in Tumeltsham. Verschärft wird die Verwechslungsgefahr dadurch, dass RZA ein Modul mit Schnittstellen zu BMD und RZL anbietet.
Billomat gehört heute der aifinyo AG in Berlin. Die vielzitierte „Billomat GmbH & Co. KG” steht nicht mehr im Impressum.
Der Punkt, der über die Kosten entscheidet
Die meisten Vergleiche stellen Monatspreise gegenüber. Der teurere Posten ist meist ein anderer: das Exportformat für Ihre Steuerberatung.
In Österreich arbeiten Kanzleien überwiegend mit BMD oder RZL, in Deutschland mit DATEV. Ein Programm, das nur DATEV kennt, erzeugt bei einer österreichischen Kanzlei Nacharbeit - und die wird nach Stunden verrechnet.
Belegbar ist die Lage so:
- ProSaldo.net exportiert nach BMD, DATEV und dvo
- RZA exportiert nach BMD und RZL, das Schnittstellenmodul kostet extra
- everbill exportiert nach BMD
- EasyFirma exportiert nach DATEV
- Für FreeFinance ließ sich kein BMD- oder RZL-Export belegen
Die praktische Konsequenz: Fragen Sie zuerst Ihre Steuerberatung, welches Format sie will. Diese eine Frage sortiert die Auswahl schneller als jeder Funktionsvergleich.
Registrierkasse ist eine andere Kategorie
Buchhaltungssoftware und Registrierkasse werden regelmäßig in einen Topf geworfen. Eine Registrierkasse muss der Registrierkassensicherheitsverordnung entsprechen: verkettete Belege, Datenerfassungsprotokoll, AES-Verschlüsselung und eine Signaturerstellungseinheit von einem der akkreditierten Anbieter.
Manche Programme decken beides ab, viele nur eines. Wann Sie überhaupt eine Kasse brauchen und welche Pflichten daran hängen, steht auf der Seite zur Registrierkasse.
Die Frage, die niemand stellt
Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen?
Die Rechnung ist unangenehm einfach: Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren. Übliche Abolaufzeiten betragen zwölf bis 36 Monate. Dazwischen klafft eine Lücke von mehreren Jahren, in denen Sie auf Daten zugreifen können müssen, für die Sie nicht mehr zahlen.
Die Bundesabgabenordnung ist dabei eindeutig: Die Kosten der Lesbarmachung trägt der Unternehmer, nicht der Softwareanbieter. Wer nach der Kündigung keinen vollständigen Export hat, hat ein Problem, das im Prüfungsfall teuer wird.
Zwei Fragen vor dem Abschluss:
- In welchem Format kann ich alles exportieren - und zwar Belege und Buchungen, nicht nur eine PDF-Liste?
- Wie lange bleibt der Lesezugriff nach Vertragsende bestehen?
Wenn der Betrieb größer wird
Die oben genannten Programme zielen auf Einpersonenunternehmen und kleine Betriebe. Ab einer gewissen Größe - mehreren Mitarbeitern, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung - wechselt der Markt zu einer anderen Gruppe von Anbietern, und die sind ebenfalls überwiegend österreichisch:
| Anbieter | Firma | Sitz |
|---|---|---|
| BMD | BMD Systemhaus GmbH, FN 118356 d | Steyr |
| RZL | RZL Software GmbH, FN 128495 p | Tumeltsham |
| mesonic | mesonic datenverarbeitung gmbh, FN 103141 d | Mauerbach |
| dvo | dvo Software Entwicklungs- und Vertriebs-GmbH, FN 217380 b | Wien |
Diese Gruppe hat eine Besonderheit, die den Vergleich erschwert: BMD veröffentlicht keine Preise. Jede Zahl, die dazu im Umlauf ist, stammt aus Vergleichen von Mitbewerbern. Wer ein Angebot will, muss es einholen.
Der Übergang lohnt selten wegen der Funktionen und meistens wegen der Kanzlei: BMD und RZL sind bei österreichischen Steuerberatungen so verbreitet, dass die Zusammenarbeit ohne Formatbruch läuft.
Brauchen Sie überhaupt eine Software?
Vorgeschrieben sind die Aufzeichnungen, nicht das Werkzeug. Wer im Jahr wenige Dutzend Belege hat und unter der Kleinunternehmergrenze bleibt, kommt mit einer sauber geführten Tabelle aus - vorausgesetzt, sie ist nachträglich nicht unbemerkt änderbar.
Ab dem Punkt, an dem Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich fällig werden oder Personal dazukommt, kippt die Rechnung. Dann spart die Software mehr Zeit, als sie kostet.
Quellen
- Impressum der ProSaldo.net GmbH, der manubu gmbh (FreeFinance), der RZA GmbH, von everbill und EasyFirma, abgerufen 18.08.2026
- Lexware Hilfe-Center zu Österreich und Schweiz mit der Herstellerangabe zur Nutzung ausschließlich in Deutschland
- Klarstellung der ProSaldo.net GmbH zur Verwechslung mit MonKey Office
- FreeFinance zur FinanzOnline-Schnittstelle und zur E-Rechnung
- Preisseiten von ProSaldo.net, FreeFinance, everbill und die RZA-Preisliste, gültig ab 01.11.2025
- Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur Aufbewahrung und zu den Kosten der Lesbarmachung
Häufig gestellte Fragen
Welche Programme übermitteln die UVA direkt an FinanzOnline?
Belegbar ist das für ProSaldo.net, FreeFinance und die Programme der RZA. Bei anderen Anbietern führt der Weg über einen Export, den Sie selbst hochladen, oder über die Steuerberatung.
Kann ich Lexware Office in Österreich nutzen?
Der Hersteller sagt nein. Im eigenen Hilfe-Center steht wörtlich: Die Anwendung Lexware Office ist ausschließlich für die Nutzung in Deutschland geeignet. Genannt werden fehlende länderspezifische Steuersätze und Onlinebanking, das außerhalb Deutschlands nicht funktioniert.
Was ist der Unterschied zwischen ProSaldo.net und MonKey Office?
Es sind zwei verschiedene Unternehmen. ProSaldo.net ist eine Wiener Cloud-Lösung der ProSaldo.net GmbH, MonKey Office kommt von der ProSaldo GmbH in Cottbus. Die Wiener Firma hat dazu eine eigene Klarstellung veröffentlicht.
Ist Buchhaltungssoftware dasselbe wie eine Registrierkasse?
Nein, das sind zwei Kategorien. Eine Registrierkasse muss der Registrierkassensicherheitsverordnung entsprechen und braucht eine Signaturerstellungseinheit. Manche Anbieter decken beides ab, viele nur eines davon.
Worauf sollte ich bei der Auswahl vor allem achten?
Auf das Exportformat für Ihre Steuerberatung. In Österreich sind BMD und RZL verbreitet, in Deutschland DATEV. Ein Programm, das nur DATEV exportiert, verursacht bei einer österreichischen Kanzlei Mehrarbeit, die Sie bezahlen.
Was passiert mit meinen Daten nach einer Kündigung?
Das ist die wichtigste und am seltensten gestellte Frage. Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren, übliche Abolaufzeiten betragen zwölf bis 36 Monate. Die Bundesabgabenordnung legt die Kosten der Lesbarmachung ausdrücklich dem Unternehmer auf - nicht dem Softwareanbieter.
Brauche ich überhaupt eine Software?
Rechtlich nicht. Vorgeschrieben sind die Aufzeichnungen, nicht das Werkzeug. Bei wenigen Belegen im Jahr genügt eine saubere Tabelle, sofern sie nachträglich nicht unbemerkt änderbar ist.