Rechnung schreiben: Pflichtangaben und die teuren Fehler

Eine fehlerhafte Rechnung kostet nicht Sie, sondern Ihren Kunden - und deshalb kommt sie zurück. Fehlt eine Pflichtangabe, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist.

Das allein wäre halb so schlimm, wenn die Berichtigung zurückwirken würde. Nach Ansicht der Finanzverwaltung tut sie das nicht: Der Vorsteuerabzug steht erst in dem Zeitraum zu, in dem die berichtigte Rechnung vorliegt. Bei einer Prüfung kann daraus eine Zinsbelastung entstehen, obwohl am Ende alles korrekt ist.

Die Pflichtangaben

Für eine Vollrechnung verlangt das Umsatzsteuergesetz:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Abnehmers oder Leistungsempfängers
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
Entgelt und der anzuwendende Steuersatz
der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Ausstellungsdatum
fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen
die UID-Nummer des Ausstellers

Zwei Angaben werden regelmäßig zu knapp gehalten. Die handelsübliche Bezeichnung verlangt mehr als „Dienstleistung” oder „Beratung” - erkennbar sein muss, was geleistet wurde. Und der Leistungszeitraum fehlt oft ganz, obwohl er Pflichtangabe ist; „Rechnungsdatum” ersetzt ihn nicht.

Die UID des Empfängers kommt ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro dazu.

Wann es einfacher geht

Zwei Fälle erlauben eine vereinfachte Rechnung mit deutlich weniger Angaben - ohne fortlaufende Nummer, ohne UID und ohne getrennten Steuerbetrag:

Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro Gesamtbetrag, brutto gerechnet
Rechnungen von Kleinunternehmern, seit 2025 betragsunabhängig

Der zweite Punkt ist neu und wird fast überall übersehen: Das Gesetz nennt neben der Betragsgrenze ausdrücklich Rechnungen von Unternehmern mit der Kleinunternehmerbefreiung. Wer darunter fällt, darf die vereinfachte Form auch bei einer Rechnung über 3.000 Euro verwenden. Was sonst noch daran hängt, steht auf der Seite zur Kleinunternehmerregelung.

Eine Einschränkung gilt trotzdem: Wer bar kassiert, unterliegt der Belegerteilungspflicht der Bundesabgabenordnung - und die verlangt eine fortlaufende Nummer unabhängig davon, was das Umsatzsteuerrecht erlaubt.

Der teuerste Anfängerfehler

Er passiert Kleinunternehmern und heißt Steuerschuld kraft Rechnungslegung.

Wer Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, schuldet sie - auch dann, wenn er gar nicht steuerpflichtig war. Der Kunde darf sie im Gegenzug nicht als Vorsteuer abziehen, weil sie nicht geschuldet war. Beide Seiten verlieren.

Das Gesetz unterscheidet dabei zwei Fälle, und der Unterschied ist erheblich:

Zu hoher Steuerausweis bei einer tatsächlich erbrachten Leistung: Die Steuer wird geschuldet, lässt sich aber berichtigen.
Ausweis ohne Leistung oder durch jemanden, der nicht Unternehmer ist: Hier ist der Weg aus der Steuerschuld deutlich enger.

Für Kleinunternehmer heißt das: Keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern auf die Befreiung hinweisen. Ein einziger falscher Beleg kostet 20 Prozent des Rechnungsbetrags.

Reverse Charge

Geht die Steuerschuld auf den Empfänger über - typisch bei Bauleistungen zwischen Unternehmern und bei grenzüberschreitenden Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland -, stellen Sie ohne Umsatzsteuer aus.

Auf die Rechnung gehören dann ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld und die UID des Empfängers. Der häufigste Fehler dabei ist, die Umsatzsteuer trotzdem auszuweisen - mit der oben beschriebenen Folge.

Elektronisch oder auf Papier

Eine PDF-Rechnung ist eine gültige Rechnung, solange die Pflichtangaben stimmen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann - wer eine PDF-Rechnung anstandslos bezahlt, hat zugestimmt.

Anders liegt es bei Rechnungen an Bundesdienststellen: Dort genügt eine PDF nicht, verlangt wird ein strukturiertes Format. Einzelheiten und der Stand der EU-Reform stehen auf der Seite zur E-Rechnung.

Aufbewahrung

Sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung erfolgte. Bei Grundstücken verlängert sich die Frist auf 22 Jahre.

Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist. Eine gescannte oder erzeugte PDF erfüllt das, eine nachträglich bearbeitbare Textdatei nicht.

Wer eine Software einsetzt, sollte den Datenexport vor Vertragsende klären - die Aufbewahrungsfrist läuft länger als jedes Abo. Worauf dabei zu achten ist, steht auf der Seite zur Buchhaltungssoftware.

Quellen

Paragraf 11 Umsatzsteuergesetz 1994 im RIS mit den Pflichtangaben, der 400-Euro-Grenze samt Kleinunternehmerregelung in Absatz 6 und der Steuerschuld kraft Rechnungslegung, abgerufen 18.08.2026
Paragraf 18 Umsatzsteuergesetz zur verlängerten Aufbewahrungsfrist bei Grundstücken
Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur siebenjährigen Aufbewahrung und zur Aufbewahrung auf Datenträgern
Paragraf 132a Bundesabgabenordnung zur Belegerteilungspflicht bei Barzahlung

Häufig gestellte Fragen

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Name und Anschrift beider Seiten, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die eigene UID-Nummer.

Ab welchem Betrag brauche ich die UID des Kunden?

Ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro. Darunter genügt Ihre eigene UID; die des Empfängers ist zusätzlich bei Reverse-Charge-Fällen erforderlich.

Wann darf ich eine vereinfachte Rechnung ausstellen?

Wenn der Gesamtbetrag 400 Euro brutto nicht übersteigt - oder wenn Sie Kleinunternehmer sind. Für Kleinunternehmer gilt die Vereinfachung seit 2025 betragsunabhängig, also auch bei größeren Rechnungen.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Berichtigung wirkt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht zurück - der Abzug steht erst im Zeitraum der Berichtigung zu.

Was ist die Steuerschuld kraft Rechnungslegung?

Wer Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, schuldet sie - auch wenn er dazu gar nicht verpflichtet war. Ein zu hoher Ausweis lässt sich berichtigen. Wer als Nichtunternehmer oder ohne erbrachte Leistung ausweist, kommt schwerer davon.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres. Bei Grundstücken verlängert sich die Frist auf 22 Jahre. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist.

Muss ich eine Rechnungsnummer vergeben?

Bei einer Vollrechnung ja, fortlaufend. Bei Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern verlangt das Umsatzsteuerrecht sie nicht - wer bar kassiert, braucht sie aber trotzdem, weil die Belegerteilungspflicht sie fordert.