E-Rechnung in Österreich 2026: Pflicht, Formate und vollständiger Umsetzungsleitfaden

Die elektronische Rechnung — kurz E-Rechnung — gewinnt in Österreich immer mehr an Bedeutung. Im Bereich Business-to-Government (B2G) ist sie bereits seit Jahren verpflichtend, und mit der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) steht eine Ausweitung auf den B2B-Bereich bevor. Für österreichische Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt nicht umstellt, wird in wenigen Jahren dazu gezwungen sein — und verpasst bis dahin erhebliche Effizienzvorteile. Dieser Ratgeber erfährst du alles über die aktuellen Pflichten, die technischen Formate, die Umsetzung in der Praxis und was ab 2028 auf Unternehmen in Österreich zukommt.

Was ist eine E-Rechnung? Grundlagen und Definition

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann. Das unterscheidet sie grundlegend von einer einfachen PDF-Rechnung, die lediglich ein digitales Bild einer Papierrechnung ist.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU definiert die E-Rechnung als “eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.” Diese Definition ist entscheidend für das Verständnis: Nur maschinenlesbare, strukturierte Daten gelten als E-Rechnung.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung vs. Papierrechnung

Merkmal	E-Rechnung (strukturiert)	PDF-Rechnung	Papierrechnung
Format	Strukturiertes XML (ebInterface, Peppol BIS, UBL)	Bilddatei/Dokument	Papier
Automatische Verarbeitung	Ja, vollständig	Nein (OCR-Erkennung möglich, aber fehleranfällig)	Nein (manuelle Eingabe)
Maschinenlesbar	Ja, zu 100 %	Eingeschränkt	Nein
Fehlerquote bei Verarbeitung	Sehr gering (unter 1 %)	Mittel (5 bis 15 % bei OCR)	Hoch (10 bis 30 % bei manueller Erfassung)
Gesetzlich als E-Rechnung anerkannt	Ja	Nein (gilt als “elektronisch zugestellt”, nicht als E-Rechnung)	Nein
Verarbeitungszeit pro Rechnung	Sekunden bis Minuten	Minuten bis Stunden	Stunden bis Tage
Kosten pro Rechnung	Ca. 1 bis 3 Euro	Ca. 3 bis 8 Euro	Ca. 10 bis 30 Euro

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Erst wenn die Rechnung in einem strukturierten Datenformat vorliegt, handelt es sich um eine echte E-Rechnung. Dieser Unterschied ist rechtlich relevant, insbesondere für B2G-Rechnungen.

Hybride Formate

Es gibt auch hybride Formate, die eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombinieren:

ZUGFeRD (weit verbreitet in Deutschland): PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. In Österreich zunehmend akzeptiert.
Factur-X (französisches Pendant zu ZUGFeRD): Basiert auf demselben Standard.

Der Vorteil hybrider Formate: Menschen können die PDF-Datei lesen, Maschinen verarbeiten die eingebettete XML-Datei. In Österreich ist für B2G-Rechnungen allerdings das reine strukturierte Format (ebInterface oder Peppol BIS) erforderlich.

E-Rechnung an den Bund: Die B2G-Pflicht im Detail

Seit dem 1. Jänner 2014 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen an Bundesdienststellen und ausgelagerte Rechtsträger des Bundes als strukturierte E-Rechnung einzureichen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) und der E-Rechnungsverordnung. Österreich war damit eines der ersten Länder in der EU, das eine E-Rechnungspflicht eingeführt hat.

Wer ist betroffen?

Die B2G-Pflicht gilt für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler, die Leistungen an folgende Stellen erbringen:

Alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen
Ausgelagerte Rechtsträger des Bundes (z. B. Bundesimmobiliengesellschaft BIG, ASFINAG, Bundesforste, Bundesrechenzentrum)
Gerichte und Justizanstalten
Universitäten und Fachhochschulen (teilweise, abhängig vom Rechtsträger)
Sozialversicherungsträger (je nach konkreter Stelle)

Ausnahmen und Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen unter 400 Euro können von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein, abhängig von den internen Richtlinien der jeweiligen Bundesdienststelle. In der Praxis akzeptieren aber die meisten Stellen auch Kleinbetragsrechnungen bevorzugt als E-Rechnung.

Das Portal e-Rechnung.gv.at

Das zentrale Portal für die Einreichung von E-Rechnungen an den Bund ist e-Rechnung.gv.at, betrieben von der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ). Über dieses Portal kannst du E-Rechnungen einreichen, den Bearbeitungsstatus verfolgen und Rückmeldungen des Empfängers empfangen.

Zugang zum Portal:

Unternehmensserviceportal (USP): Der häufigste Zugangsweg. Du meldest dich mit ID Austria (ehemals Handysignatur/Bürgerkarte) am USP an und navigierst zur E-Rechnung-Funktion.
Direkte Schnittstelle (Webservice): Für grössere Unternehmen, die automatisiert viele Rechnungen einreichen. Die Anbindung erfolgt über eine SOAP- oder REST-API.
Peppol-Netzwerk: Über einen Peppol Access Point können E-Rechnungen direkt an den Bund gesendet werden, ohne das e-Rechnung.gv.at-Portal zu nutzen.
Manuelle Eingabe: Für Gelegenheitslieferanten bietet das Portal eine Weboberfläche zur manuellen Eingabe aller Rechnungsdaten — komplett kostenlos.

Prozessablauf einer B2G-E-Rechnung

Du erstellst die E-Rechnung (über deine Buchhaltungssoftware, das Portal oder einen Dienstleister).
Die E-Rechnung wird über e-Rechnung.gv.at oder das Peppol-Netzwerk eingereicht.
Das Portal validiert die Rechnung (formale Prüfung: Format, Pflichtfelder, Auftragsreferenz).
Bei Fehler: Fehlermeldung mit Hinweis auf das Problem. Du korrigierst und reichst erneut ein.
Bei Erfolg: Die Rechnung wird an die zuständige Dienststelle weitergeleitet.
Die Dienststelle prüft die Rechnung inhaltlich (sachliche und rechnerische Richtigkeit).
Freigabe und Zahlung durch die Bundeskasse.
Statusmeldungen werden über das Portal zurückgespielt (eingereicht, in Bearbeitung, freigegeben, bezahlt).

Akzeptierte E-Rechnungsformate in Österreich

In Österreich werden im B2G-Bereich zwei Hauptformate akzeptiert, die beide auf XML basieren.

ebInterface: Das österreichische Format

ebInterface ist das österreichische E-Rechnungsformat und wurde speziell für die Anforderungen der österreichischen Verwaltung und Wirtschaft entwickelt. Es wird von der WKO (Wirtschaftskammer Österreich) gepflegt und liegt aktuell in der Version 6.1 vor.

Kernmerkmale von ebInterface:

Österreichischer Standard, entwickelt in Zusammenarbeit von WKO, BMF und Wirtschaft
XML-basiert mit klarer, validierter Struktur
Unterstützt alle relevanten Rechnungsbestandteile: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Beträge (netto, USt, brutto), USt-Sätze, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, Auftragsreferenz
Akzeptierte Versionen: 4.0 und höher (empfohlen: aktuelle Version 6.1)
Kostenlose Spezifikation, Dokumentation und Validierungstools auf ebinterface.at
Unterstützt branchenspezifische Erweiterungen (z. B. Bau, Energie)

Beispielstruktur (vereinfacht): Ein ebInterface-XML-Dokument enthält folgende Hauptelemente: InvoiceNumber, InvoiceDate, Delivery, Biller (Rechnungssteller), InvoiceRecipient (Empfänger), Details (Positionen), Tax (Steuer), TotalGrossAmount (Bruttobetrag), PaymentMethod (Zahlungsart) und PaymentConditions (Zahlungsbedingungen).

Peppol BIS Billing 3.0: Das europäische Format

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein EU-weites Netzwerk für den elektronischen Geschäftsverkehr. Peppol BIS Billing 3.0 ist das europäische Standard-E-Rechnungsformat, basierend auf der EN 16931 (europäische Norm für die E-Rechnung).

Kernmerkmale von Peppol:

Europäischer Standard, verwaltet von OpenPeppol (internationale Non-Profit-Organisation)
Basiert auf UBL 2.1 (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice)
Übertragung über das Peppol-Netzwerk mittels AS4-Protokoll (Punkt-zu-Punkt über Access Points)
Jedes Unternehmen erhält eine Peppol-Teilnehmer-ID (basierend auf der UID-Nummer oder GLN)
Zukunftssicheres Format mit stark wachsender Verbreitung in ganz Europa
Bereits Pflichtformat in mehreren EU-Ländern (Belgien, Italien, Frankreich teilweise)

Formatvergleich: Was wählen?

Kriterium	ebInterface	Peppol BIS
Herkunft	Österreich (WKO)	EU (OpenPeppol)
Basis	Eigenes XML-Schema	UBL 2.1 (XML)
Übertragung B2G	e-Rechnung.gv.at	Peppol-Netzwerk
EU-weite Nutzung	Primär Österreich	Ja, EU-weit und darüber hinaus
Zukunftsrelevanz	Hoch (national)	Sehr hoch (international, ViDA-Standard)
Eignung für B2B	Möglich, aber weniger verbreitet	Zunehmend Standard auch im B2B
Validierungstools	ebinterface.at	Peppol-Validatoren, CIUS-AT

Empfehlung: Wenn du nur an den österreichischen Bund lieferst, reicht ebInterface. Wenn du auch international tätig bist oder dich zukunftssicher aufstellen möchtest, setze auf Peppol BIS. Viele Softwarelösungen unterstützen mittlerweile beide Formate.

E-Rechnung im B2B-Bereich: Aktueller Stand und Ausblick

Im B2B-Bereich (Business-to-Business) gibt es in Österreich derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht. Unternehmen können Rechnungen als PDF, auf Papier oder als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Das wird sich aber mit der EU-Initiative ViDA grundlegend ändern.

EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age)

Die Europäische Kommission hat mit ViDA einen der grössten Umbrüche im europäischen Mehrwertsteuersystem der letzten Jahrzehnte eingeleitet. Die Kernpunkte:

Verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich:

Die EU plant eine stufenweise Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht.
Innergemeinschaftliche Transaktionen (grenzüberschreitend) sollen ab 2028 die E-Rechnungspflicht erhalten.
Inländische B2B-Transaktionen: Die EU-Mitgliedstaaten können ab 2028 eine nationale Pflicht einführen — einige Länder (Italien, Frankreich, Spanien) haben das bereits getan oder angekündigt.
Österreich hat noch keinen konkreten Zeitplan für eine nationale B2B-Pflicht veröffentlicht, die Einführung wird aber für 2028 bis 2030 erwartet.

Digitales Meldesystem (Digital Reporting Requirements, DRR):

Transaktionsdaten sollen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung gemeldet werden.
Das Ziel: Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug (Mehrwertsteuerlücke) und Steigerung der Steuer-Compliance.
Format: Basierend auf der europäischen Norm EN 16931.

Single VAT Registration:

Vereinfachung der Mehrwertsteuer-Registrierung für grenzüberschreitend tätige Unternehmen.

Was bedeutet ViDA konkret für österreichische Unternehmen?

Auch wenn die B2B-Pflicht noch nicht in Kraft ist, solltest du jetzt handeln:

Buchhaltungssoftware prüfen: Kann deine aktuelle Software E-Rechnungen in ebInterface und/oder Peppol BIS erstellen und empfangen? Falls nein, plane den Umstieg.
Prozesse vorbereiten: Richte interne Abläufe für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen ein.
Peppol-Registrierung: Beantrage eine Peppol-ID und wähle einen Access Point. So bist du sofort erreichbar, wenn Geschäftspartner E-Rechnungen senden.
Mitarbeiter schulen: Buchhalter, Einkäufer und Vertriebsmitarbeiter müssen die neuen Prozesse verstehen.
Lieferanten und Kunden informieren: Kläre mit deinen Geschäftspartnern, ob und wann sie auf E-Rechnung umstellen.

Technische Umsetzung: So stellst du auf E-Rechnung um

Weg 1: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul

Die einfachste und empfehlenswerteste Lösung für die meisten Unternehmen. Gängige Buchhaltungsprogramme in Österreich bieten integrierte E-Rechnungsmodule:

BMD: Marktführer in Österreich, unterstützt ebInterface und Peppol. Anbindung an e-Rechnung.gv.at und Peppol-Netzwerk.
RZL: Weit verbreitet bei Steuerberatern, E-Rechnungsmodul verfügbar.
ProSaldo (MonKey Office): Österreichische Lösung, unterstützt ebInterface.
FreeFinance: Cloud-basiert, für Kleinunternehmer und EPU, E-Rechnungsfunktion integriert.
sevDesk: Cloud-Buchhaltung mit E-Rechnungsexport.
lexoffice: Cloud-Lösung, unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate.
DATEV: Für Steuerberater und deren Mandanten, umfassende E-Rechnungsunterstützung.

Vorteile der Software-Integration: Nahtlose Integration in bestehende Prozesse, automatische Erstellung aus Rechnungsdaten, Validierung vor dem Versand, revisionssichere Archivierung, Statusverfolgung.

Weg 2: E-Rechnungs-Dienstleister (Intermediäre)

Spezialisierte Dienstleister übernehmen die Konvertierung, Validierung und den Versand von E-Rechnungen als Service. Das ist besonders für Unternehmen interessant, die viele verschiedene Formate bedienen müssen oder keine eigene IT-Abteilung haben.

Bekannte Anbieter in Österreich:

ecosio (Wien): Peppol Access Point, Multi-Format-Konvertierung, ERP-Integration.
TrustBill: Spezialisiert auf E-Invoicing im DACH-Raum.
Comarch: Internationaler Anbieter mit österreichischer Präsenz.
SEEBURGER: Enterprise-Lösung für grosse Unternehmen.

Weg 3: Online-Portale für Gelegenheitslieferanten

Für Kleinunternehmen und Gelegenheitslieferanten des Bundes bietet das Portal e-Rechnung.gv.at eine kostenlose Weboberfläche zur manuellen Eingabe von E-Rechnungen. Du füllst die Rechnungsdaten in ein Online-Formular ein, und das Portal erzeugt daraus eine gültige ebInterface-XML-Datei. Das ist der einfachste Weg, erfordert aber manuelle Eingabe.

Weg 4: ERP-Systeme mit direkter Anbindung

Grössere Unternehmen nutzen ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle) mit integrierter E-Rechnungsfunktionalität. Die Anbindung erfolgt über Webservices (API) direkt an e-Rechnung.gv.at oder das Peppol-Netzwerk. Die Implementierung erfordert IT-Ressourcen, bietet aber maximale Automatisierung.

Pflichtangaben auf einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung gemäss Paragraph 11 UStG:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsaussteller)
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
Tag oder Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
Nettobetrag (Entgelt ohne USt)
Steuersatz (0 %, 10 %, 13 % oder 20 %)
Steuerbetrag (USt)
Bruttobetrag
UID-Nummer des Rechnungsausstellers
UID-Nummer des Empfängers (bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto)
Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)

Zusätzliche Pflichtangaben bei B2G-Rechnungen:

Auftragsreferenz (Bestellnummer oder Vertragsnummer des öffentlichen Auftraggebers)
Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Rechnungsempfänger
Bankverbindung (IBAN und BIC) des Rechnungsausstellers
Lieferantenreferenz (Lieferantennummer beim Auftraggeber)

Tipp: Ohne korrekte Auftragsreferenz wird die B2G-E-Rechnung automatisch abgewiesen. Kläre die Referenznummer immer vor Rechnungslegung mit dem Auftraggeber.

Vorteile der E-Rechnung für österreichische Unternehmen

Kosteneinsparung

Die Umstellung auf E-Rechnung spart erhebliche Kosten:

Druck- und Portokosten: Entfallen vollständig (ca. 1 bis 2 Euro pro Rechnung).
Bearbeitungskosten: Automatische Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand drastisch. Studien der EU und des BMF beziffern die Einsparung auf 5 bis 15 Euro pro Rechnung.
Archivierungskosten: Digitale Archivierung ist günstiger als Papierarchive (Raumkosten, Ordner, Suche).
Fehlerkosten: Weniger Korrekturen, Nachfragen und Nachbearbeitungen.

Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 500 ausgehenden Rechnungen pro Monat spart bei einer Einsparung von 8 Euro pro Rechnung insgesamt 48.000 Euro pro Jahr.

Effizienz und Geschwindigkeit

Schnellere Verarbeitung: E-Rechnungen werden in Minuten statt Tagen verarbeitet.
Automatischer Abgleich: Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen (Three-Way-Matching).
Schnellere Zahlung: Studien zeigen, dass E-Rechnungen im Durchschnitt 5 bis 10 Tage schneller bezahlt werden als Papierrechnungen.
Weniger Mahnungen: Durch schnellere Verarbeitung sinkt die Anzahl offener Posten.

Transparenz und Compliance

Statusverfolgung in Echtzeit: Der Status jeder Rechnung ist jederzeit einsehbar.
Audit-Trail: Alle Bearbeitungsschritte werden automatisch dokumentiert.
Revisionssicherheit: Strukturierte Daten sind einfacher zu prüfen als Papierbelege.
Vorbereitung auf Digital Reporting: Mit E-Rechnungen bist du automatisch auf die kommende Meldepflicht vorbereitet.

Archivierung und Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungen müssen gemäss der Bundesabgabenordnung (BAO) 7 Jahre aufbewahrt werden. Bei Grundstücken verlängert sich die Frist auf 22 Jahre. Dabei gelten strenge Anforderungen:

Unveränderbarkeit: Die E-Rechnung darf nach dem Eingang nicht verändert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden.
Lesbarkeit: Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist in lesbarer Form darstellbar sein.
Vollständigkeit: Alle Rechnungsbestandteile (XML-Daten und ggf. zugehörige Anhänge) müssen archiviert werden.
Zugriff: Die Finanzverwaltung muss im Prüfungsfall zeitnah Zugriff erhalten können (maschinell auswertbar).

Moderne Buchhaltungssoftware und DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme) erfüllen diese Anforderungen automatisch. Achte bei der Wahl deiner Archivierungslösung auf eine GoBD-konforme bzw. BAO-konforme Zertifizierung.

E-Rechnung auf Landes- und Gemeindeebene

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet auch auf Landes- und Gemeindeebene voran, wenn auch uneinheitlich:

Wien: Akzeptiert E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und über eigene Portale. Vorreiter bei der Digitalisierung.
Oberösterreich: E-Rechnungen über das Landesportal möglich.
Steiermark, Niederösterreich: Verschiedene Umsetzungsstufen, Peppol-Anbindung in Planung oder umgesetzt.
Kleinere Gemeinden: Hier ist die Digitalisierung oft noch weniger weit fortgeschritten. Papierrechnungen werden teilweise noch akzeptiert oder bevorzugt.

Empfehlung: Prüfe bei Aufträgen von Landes- und Gemeindestellen jeweils die aktuellen Anforderungen. Frage aktiv nach, ob E-Rechnungen akzeptiert oder sogar erwünscht sind.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: In 8 Schritten zur E-Rechnung

Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen stellst du pro Monat aus? An wen (Bund, Länder, Gemeinden, Unternehmen, Privatkunden)? Welche Software nutzt du aktuell?
Software prüfen und ggf. umstellen: Kann deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen in ebInterface und/oder Peppol BIS erstellen und empfangen? Falls nein, evaluiere Alternativen.
Format wählen: ebInterface für B2G (Bund), Peppol BIS für breitere und internationale Nutzung. Im Idealfall beide Formate unterstützen.
Peppol-Registrierung: Registriere dich über einen Peppol Access Point und erhalte deine Peppol-Teilnehmer-ID.
USP-Zugang einrichten: Registriere dich am Unternehmensserviceportal (USP) mit ID Austria für den Zugang zu e-Rechnung.gv.at.
Testphase: Erstelle Test-E-Rechnungen und validiere sie über den ebInterface-Validator (ebinterface.at) oder das Testportal von e-Rechnung.gv.at.
Interne Prozesse anpassen: Freigabe-Workflows, Buchungsprozesse, Archivierung, Mahnwesen.
Live-Betrieb starten: E-Rechnungen produktiv versenden und empfangen. Monitoring der ersten Wochen, um Fehler zu identifizieren.

Häufige Fehler bei der E-Rechnung vermeiden

Die Praxis zeigt, dass bestimmte Fehler bei der E-Rechnung immer wieder auftreten. Hier die häufigsten Stolperfallen und wie du sie vermeidest:

Fehlende oder falsche Auftragsreferenz

Der häufigste Ablehnungsgrund bei B2G-E-Rechnungen ist eine fehlende, falsche oder ungültige Auftragsreferenz. Ohne korrekte Referenznummer kann die Rechnung nicht zugeordnet werden und wird automatisch zurückgewiesen. Kläre die Referenznummer immer vor der Rechnungsstellung direkt mit dem Auftraggeber.

Falsches Format oder falsche Version

Achte darauf, dass du die richtige Version des E-Rechnungsformats verwendest. ebInterface-Versionen unter 4.0 werden nicht mehr akzeptiert. Prüfe die Anforderungen des Empfängers vor dem Versand.

Fehlende Validierung

Versende keine E-Rechnung ohne vorherige Validierung. Nutze den kostenlosen Validator auf ebinterface.at oder die Testumgebung von e-Rechnung.gv.at. So erkennst du Fehler, bevor die Rechnung beim Empfänger abgelehnt wird.

Unvollständige Pflichtfelder

Alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäss Paragraph 11 UStG müssen auch in der E-Rechnung vorhanden sein. Häufig vergessene Felder: Leistungszeitraum, UID-Nummer des Empfängers (bei Rechnungen über 10.000 Euro), korrekte Steuer-Aufschlüsselung bei gemischten Steuersätzen.

Mangelnde Archivierung

E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden — ein einfaches Ablegen im E-Mail-Postfach genügt nicht. Stelle sicher, dass deine Archivierungslösung die gesetzlichen Anforderungen der BAO erfüllt (Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Vollständigkeit über 7 Jahre).

Sicherheit und Rechtsgültigkeit

Elektronische Signatur

In Österreich ist für die Gültigkeit einer E-Rechnung keine elektronische Signatur erforderlich. Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung muss aber durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden (z. B. Abgleich mit Bestellung und Lieferschein). Bei B2G-Rechnungen über e-Rechnung.gv.at ist die Integrität durch das Portal selbst sichergestellt.

Datenschutz (DSGVO)

E-Rechnungen enthalten personenbezogene Daten (Name, Adresse, Bankverbindung). Die Verarbeitung und Speicherung muss DSGVO-konform erfolgen. Achte besonders auf:

Zugriffsbeschränkungen (nur berechtigte Personen)
Verschlüsselte Übertragung (HTTPS, AS4 bei Peppol)
Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen

Für den Vorsteuerabzug gelten bei E-Rechnungen dieselben Voraussetzungen wie bei Papierrechnungen. Die Rechnung muss die Pflichtangaben nach Paragraph 11 UStG enthalten und ordnungsgemäss empfangen worden sein. Die Art der Übermittlung (elektronisch oder Papier) ist für den Vorsteuerabzug nicht relevant.

Förderungen für die Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnung kann durch verschiedene Förderprogramme unterstützt werden:

KMU.Digital (WKO): Förderung für Beratung und Umsetzung von Digitalisierungsmassnahmen, einschliesslich E-Rechnungssystemen. Bis zu 4.000 Euro Beratungsförderung und bis zu 12.000 Euro Umsetzungsförderung.
aws Digitalisierung: Investitionsförderungen für digitale Infrastruktur, die auch Buchhaltungssoftware und E-Invoicing-Lösungen umfassen kann.
Landesförderungen: Einige Bundesländer bieten eigene Digitalisierungsförderungen für KMU an.

E-Rechnung für Kleinunternehmer und EPU

Auch als Kleinunternehmer (Umsatzgrenze 2026: 55.000 Euro) oder Ein-Personen-Unternehmen (EPU) kannst du E-Rechnungen nutzen — und solltest es tun, wenn du an den Bund lieferst.

Einfachste Lösung für EPU: Das kostenlose Webformular auf e-Rechnung.gv.at. Du benötigst nur einen USP-Zugang (mit ID Austria) und kannst die Rechnungsdaten manuell eingeben. Kein Software-Kauf nötig.

Cloud-Buchhaltung mit E-Rechnung: Lösungen wie FreeFinance oder sevDesk bieten bereits ab 10 bis 30 Euro pro Monat eine vollwertige Buchhaltung mit integrierter E-Rechnungsfunktion. Für die meisten EPU ist das die praktischste Lösung, da Rechnungserstellung, Buchhaltung und E-Rechnungsversand in einem Tool vereint sind.

Die E-Rechnung ist im B2G-Bereich bereits seit über einem Jahrzehnt Realität und wird mit ViDA ab 2028 auch im B2B-Bereich zur Pflicht werden. Unternehmen, die jetzt umstellen, profitieren von erheblichen Kosteneinsparungen, schnellerer Verarbeitung und besserer Transparenz. Die technische Umsetzung ist dank moderner Buchhaltungssoftware und Dienstleister deutlich einfacher als oft befürchtet — selbst für Ein-Personen-Unternehmen. Nutze die verfügbaren Förderungen, wähle das passende Format (ebInterface und/oder Peppol BIS) und starte jetzt mit der Umstellung. So bist du bestens vorbereitet, wenn die B2B-Pflicht kommt — und sparst in der Zwischenzeit bereits Geld.

Bei konkreten Fragen zur E-Rechnungsimplementierung wende dich an einen IT-Dienstleister oder Steuerberater.*

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Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Im B2G-Bereich (Rechnungen an Bund, Länder und ausgelagerte Rechtsträger) ist die strukturierte E-Rechnung über e-Rechnung.gv.at verpflichtend. Im B2B-Bereich ist sie derzeit freiwillig; eine EU-weite Pflicht wird im Rahmen von ViDA ab 2028 erwartet.

Welche Formate werden für die E-Rechnung akzeptiert?

Die österreichische Bundesverwaltung akzeptiert ebInterface (Version 4.0 und höher) sowie Peppol BIS Billing 3.0 über das e-Rechnung.gv.at-Portal oder das Peppol-Netzwerk.

Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?

Die Kosten variieren: Einfache Online-Portale (z. B. e-Rechnung.gv.at) sind kostenlos. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul kostet ab ca. 10 bis 30 Euro/Monat. Für KMU gibt es Förderungen zur Digitalisierung.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist ein digitales Bild einer Rechnung und gilt NICHT als E-Rechnung im Sinne der Norm. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat (z. B. ebInterface oder Peppol BIS), das automatisch verarbeitet werden kann.