E-Rechnung in Österreich: Pflicht an den Bund, Formate, EU-Termine
Pflicht besteht bisher nur gegenüber dem Bund. Für den Verkehr zwischen Unternehmen gibt es in Österreich noch kein beschlossenes Datum.
Bei der E-Rechnung gehen zwei Dinge durcheinander, die nichts miteinander zu tun haben: eine Pflicht, die es in Österreich seit über zehn Jahren gibt, und eine, die es hier bis heute nicht gibt.
Was gilt: Wer an den Bund fakturiert, muss elektronisch fakturieren, und zwar seit 1. Jänner 2014.
Was nicht gilt: Eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Für sie gibt es in Österreich kein beschlossenes Datum - weder ein Gesetz noch einen Begutachtungsentwurf mit Termin.
Ein Zitat, das in diesem Zusammenhang gern angeführt wird, meint übrigens etwas anderes: Wenn die Plattform des Bundes schreibt, es „besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung”, geht es dort um Rechnungen an Empfänger, die nicht dem Bund angehören - also an Länder, Gemeinden und ausgegliederte Rechtsträger. Für den Verkehr zwischen Unternehmen sagt der Satz nichts.
Wer also gerade Angebote für eine Umstellung einholt, sollte wissen, dass der Zeitdruck aus der EU kommt und nicht aus einem österreichischen Gesetz - und dass der maßgebliche Termin weiter weg ist, als viele Verkaufsgespräche nahelegen.
Die Pflicht gegenüber dem Bund
Sie trifft grundsätzlich jeden, der Bundesdienststellen beliefert. Rechtsgrundlage ist das IKT-Konsolidierungsgesetz.
Es gibt allerdings eine Reihe ausgenommener Geschäftsfälle, die das Finanzministerium eigens auflistet: Bar- und Kreditkartenzahlungen, Mieten, Leasing- und Versicherungsverträge, Leistungen des Bundes an den Bund, Sachverständige und Dolmetscher mit Gebührenanspruch nach dem Gebührenanspruchsgesetz sowie ausländische Vertragspartner ohne die technischen Voraussetzungen.
Zwei Wege stehen offen:
- Über das Unternehmensserviceportal, mit Upload oder Webformular
- Über Peppol, das europäische Netzwerk für elektronische Beschaffung
Akzeptiert werden ebInterface in mehreren Versionen sowie UBL 2.1. Das in Deutschland verbreitete XRechnung-Format und das Hybridformat ZUGFeRD stehen nicht auf der Liste - wer aus einem deutschen System heraus fakturiert, muss das prüfen.
Eine PDF genügt hier nicht. Verlangt ist ein strukturiertes Format, das die Empfängerseite maschinell verarbeiten kann. Eine PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz.
Länder und Gemeinden sind davon nicht erfasst; dort gelten eigene Regelungen, die sich unterscheiden.
Zwischen Unternehmen: was heute zählt
Im Verkehr zwischen Unternehmen ist eine PDF-Rechnung eine gültige Rechnung, solange die Pflichtangaben stimmen. Welche das sind, steht auf der Seite zum Rechnung schreiben.
Eine Voraussetzung gibt es allerdings, und sie wird oft vergessen: Die elektronische Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers. Sie kann stillschweigend erfolgen - wer eine PDF-Rechnung anstandslos bezahlt, hat zugestimmt.
Für die Aufbewahrung gilt dieselbe Frist wie auf Papier: sieben Jahre. Zulässig ist die elektronische Ablage, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist. Eine PDF erfüllt das, eine nachträglich bearbeitbare Textdatei nicht.
Die EU-Termine, sauber getrennt
Hier entsteht der meiste Irrtum, weil beschlossene und angekündigte Daten vermischt werden. Die Reform heißt ViDA, „VAT in the Digital Age”, und ist seit 14. April 2025 in Kraft.
| Termin | Was gilt |
|---|---|
| 14. April 2025 | Inkrafttreten. Ab hier dürfen Mitgliedstaaten eine nationale E-Rechnungspflicht einführen |
| 1. Jänner 2027 | erste Stufe der Reform |
| 1. Juli 2028 | zweite Stufe; für einen Teil der Bestimmungen dürfen alle Mitgliedstaaten bis spätestens 1. Jänner 2030 zuwarten |
| 1. Juli 2029 | dritte Stufe |
| 1. Juli 2030 | strukturierte E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmen |
Zwei Klarstellungen dazu, weil beide regelmäßig falsch wiedergegeben werden:
Der 14. April 2025 verpflichtet niemanden. Der Richtlinientext sagt, die Mitgliedstaaten können ab diesem Zeitpunkt eine Pflicht einführen. Die Formulierung „ist ab 14.04.2025 anzuwenden” macht aus einer Option eine Pflicht, die es nicht gibt.
Der oft genannte 1. Jänner 2035 ist keine allgemeine Frist. Es handelt sich um eine bedingte Übergangsfrist für Mitgliedstaaten, die bereits 2024 ein Echtzeit-Meldesystem betrieben haben - und sie steht unter Verschiebungsvorbehalt. Für ein österreichisches Unternehmen ist sie ohne Bedeutung.
Ein Detail am Rande, das zeigt, wie unübersichtlich die Lage ist: Die Wirtschaftskammer nennt auf derselben Seite für dieselbe Stufe einmal den 1. Jänner 2028 und einmal den 1. Juli 2028. Maßgeblich ist der Richtlinientext mit dem 1. Juli.
Was das praktisch heißt
Für den Zeitplan folgt daraus eine unaufgeregte Antwort:
Wenn Sie an den Bund fakturieren, brauchen Sie die Umstellung längst - sie ist nicht neu, sondern seit 2014 fällig.
Wenn Sie nur an Unternehmen und Private fakturieren, gibt es in Österreich derzeit keine Frist. Der erste harte EU-Termin, der Sie betreffen kann, ist der 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmen. Ob und wann Österreich darüber hinaus eine nationale Pflicht einführt, ist offen.
Das ist kein Argument gegen die Umstellung - strukturierte Rechnungen sparen Erfassungsaufwand auf beiden Seiten. Es ist ein Argument dagegen, sie unter Zeitdruck und zu Panikpreisen zu kaufen.
Wer ohnehin umstellt, sollte auf Peppol-Fähigkeit achten: Das Netzwerk ist der gemeinsame Nenner zwischen der bestehenden Bundespflicht und dem, was auf europäischer Ebene kommt.
Quellen
- E-Rechnung an den Bund: rechtliche Grundlagen, Übermittlung über Peppol, ausgenommene Geschäftsfälle und andere Rechnungsempfänger, abgerufen 18.08.2026
- Zulässige Formate für die E-Rechnung an den Bund mit den unterstützten ebInterface-Versionen
- Richtlinie zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter im Amtsblatt der EU, veröffentlicht 25.03.2025, in Kraft seit 14.04.2025
- Europäische Kommission zu VAT in the Digital Age mit dem Zeitplan der Reform
- Paragraf 11 Umsatzsteuergesetz im RIS zu den Anforderungen an elektronische Rechnungen
- Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur Aufbewahrung auf Datenträgern
Häufig gestellte Fragen
Wer muss in Österreich schon heute elektronisch fakturieren?
Wer an Bundesdienststellen liefert oder leistet. Diese Pflicht besteht seit 1. Jänner 2014 und beruht auf dem IKT-Konsolidierungsgesetz. Eingereicht wird über das Unternehmensserviceportal oder über Peppol.
Gibt es eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen?
In Österreich nicht. Es gibt bisher kein beschlossenes Datum für eine allgemeine Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Die Plattform des Bundes hält ausdrücklich fest, dass derzeit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Welche Formate akzeptiert der Bund?
ebInterface in mehreren Versionen sowie UBL 2.1. Das in Deutschland verbreitete XRechnung-Format und ZUGFeRD stehen nicht auf der Liste der akzeptierten Formate.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Für die Einreichung beim Bund nicht. Verlangt wird ein strukturiertes Format, das maschinell weiterverarbeitet werden kann. Im Verkehr zwischen Unternehmen ist eine PDF dagegen eine gültige Rechnung, solange die Pflichtangaben stimmen.
Was ändert sich durch die EU-Reform ViDA?
Die Richtlinie ist seit April 2025 in Kraft und sieht gestaffelte Termine vor. Der für die E-Rechnung entscheidende ist der 1. Juli 2030: Ab dann gelten strukturierte E-Rechnungen und eine digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmen.
Was bedeutet der 14. April 2025?
An diesem Tag ist die Richtlinie in Kraft getreten. Sie erlaubt den Mitgliedstaaten ab diesem Zeitpunkt, eine nationale E-Rechnungspflicht einzuführen - sie verpflichtet Unternehmen zu nichts. Die verbreitete Formulierung, die Regelung sei ab diesem Datum anzuwenden, gibt den Richtlinientext nicht korrekt wieder.
Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre, wie Papierrechnungen auch. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist.