Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Zuflussprinzip, Buchführungsgrenze und Abschreibung
Es zählt der Zahlungszeitpunkt, nicht die Rechnung. Wer die EAR führen darf, wo das Zuflussprinzip nicht gilt, GWG, Pauschalierung und Übergangsgewinn.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt den Gewinn als Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Ihr eigentliches Merkmal ist aber nicht die Einfachheit, sondern der Zeitpunkt: Es zählt, wann das Geld fließt, nicht wann die Rechnung geschrieben wird.
Daraus ergibt sich am Jahresende ein Spielraum, den bilanzierende Unternehmen nicht haben. Zugleich gibt es drei Bereiche, in denen das Prinzip nicht gilt, und eine Grenze von 700.000 Euro, ab der die Methode für die meisten Betriebe endet.
Eckdaten zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Grundsatz | Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 19 EStG |
| Buchführungsgrenze | 700.000 Euro Umsatz in zwei Folgejahren, Pflicht ab dem zweitfolgenden Jahr |
| sofortige Pflicht | ab dem Folgejahr bei mindestens 1.000.000 Euro Umsatz |
| ohne Umsatzgrenze erlaubt | freie Berufe |
| nie erlaubt | Kapitalgesellschaften, GmbH & Co KG |
| geringwertige Wirtschaftsgüter | sofort absetzbar bis 1.000 Euro |
| Halbjahresregel | höchstens sechs Monate Nutzung im ersten Jahr: halbe Abschreibung |
| Aufbewahrung | sieben Jahre |
| Wechsel zur Bilanz | Übergangsgewinn sofort, Übergangsverlust auf sieben Jahre verteilt |
Zufluss-Abfluss-Prinzip: Zahlung statt Rechnungsdatum
Nach § 19 Einkommensteuergesetz gehört eine Einnahme in das Jahr, in dem das Geld eingeht, eine Ausgabe in das Jahr, in dem es abfließt. Das Rechnungsdatum ist dafür ohne Bedeutung.
Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Jänner bezahlt wird, ist damit eine Einnahme des neuen Jahres. Wer gegen Jahresende auf einen höheren Steuertarif zusteuert, kann Zahlungseingänge verschieben oder Ausgaben vorziehen. Umgekehrt führt es in die Irre, den Gewinn nach dem Auftragsbestand statt nach dem Kontostand zu schätzen.
Wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel
Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben wie Mieten, Versicherungsprämien oder Beiträge gilt eine Ausnahme: Fließen sie kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören, werden sie diesem Jahr zugerechnet. Die Dezembermiete, die am 5. Jänner überwiesen wird, bleibt also eine Ausgabe des alten Jahres.
Das Gesetz nennt keine Frist. Die Finanzverwaltung legt „kurze Zeit” in den Einkommensteuerrichtlinien (EStR 2000 Rz 4631) mit bis zu 15 Tagen aus.
Vorauszahlungen über mehrere Jahre
Wer Miete, Beratungs-, Vermittlungs- oder Verwaltungskosten im Voraus bezahlt, kann sie nach § 19 Abs. 3 EStG nicht auf einen Schlag absetzen, sondern muss sie gleichmäßig auf den Zeitraum verteilen, für den sie gezahlt wurden. Das gilt nicht, wenn die Vorauszahlung nur das laufende und das folgende Jahr betrifft.
Anlagevermögen, Grundstücke und Edelmetalle
Anschaffungen für das Anlagevermögen wirken nicht im Zahlungsjahr, sondern über die Abschreibung. Für Grundstücke sowie Gold, Silber, Platin und Palladium im Umlaufvermögen gilt eine weitere Ausnahme: Die Anschaffungskosten sind erst abzugsfähig, wenn die Wirtschaftsgüter aus dem Betrieb ausscheiden, außer die Edelmetalle werden unmittelbar weiterverarbeitet.
Buchführungsgrenze: wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen darf
Gewerbetreibende dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, solange sie nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht rechnungslegungspflichtig sind und nicht freiwillig Bücher führen. Die Grenze in § 189 UGB liegt bei 700.000 Euro Umsatzerlösen je Betrieb:
- Wird sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten, beginnt die doppelte Buchführung mit dem zweitfolgenden Geschäftsjahr.
- Wird sie um mindestens 300.000 Euro überschritten, also bei 1.000.000 Euro Umsatz, gilt die Pflicht schon ab dem folgenden Jahr.
- Sie endet wieder, wenn die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr überschritten wird.
Angehörige freier Berufe sind vom Rechnungslegungsrecht ausgenommen und dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig vom Umsatz führen. Für Land- und Forstwirte gilt das nur im Unternehmensrecht: Steuerlich macht sie § 125 BAO buchführungspflichtig, sobald ihr Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro übersteigt.
Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter, typisch die GmbH & Co KG, bilanzieren unabhängig vom Umsatz. Ob ein Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist, spielt für die Buchführungspflicht keine Rolle, entscheidend ist allein der Umsatz.
Pauschalierung als vereinfachte Form
Wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führt, kann die Betriebsausgaben auch pauschal ansetzen statt einzeln nachzuweisen:
| Pauschalierung | Umsatzgrenze | pauschale Betriebsausgaben |
|---|---|---|
| Basispauschalierung (§ 17 EStG), ab Veranlagung 2026 | 420.000 Euro im Vorjahr | 15 Prozent, höchstens 63.000 Euro; bei Beratung, Vortrag, Unterricht und Schriftstellerei 6 Prozent, höchstens 25.200 Euro |
| Kleinunternehmerpauschalierung | 55.000 Euro | 45 Prozent, höchstens 24.750 Euro; bei bestimmten Dienstleistungen 20 Prozent, höchstens 11.000 Euro |
Neben der Basispauschale dürfen nur wenige Ausgaben zusätzlich abgezogen werden, etwa Wareneinkauf, Löhne und Sozialversicherungsbeiträge. Wer pauschaliert, behält den Grundfreibetrag, verliert aber den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag. Ein Wechsel zurück zur Pauschalierung ist erst nach fünf Jahren wieder möglich.
Abschreibung: geringwertige Wirtschaftsgüter, Halbjahresregel, degressive AfA
Bis 1.000 Euro je einzelnem Anlagegut können die Anschaffungskosten nach § 13 EStG sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Für Unternehmer mit Vorsteuerabzug ist das eine Nettogrenze, für Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug eine Bruttogrenze. Was darüber liegt, wird linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt.
Die Halbjahresregel in § 7 Abs. 2 EStG: Wird ein Wirtschaftsgut im ersten Jahr höchstens sechs Monate genutzt, steht nur die halbe Jahresabschreibung zu. Eine Inbetriebnahme im Juni bringt also die volle, eine im Juli nur die halbe Abschreibung.
Die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 1a EStG erlaubt einen festen Prozentsatz von höchstens 30 Prozent auf den jeweiligen Restbuchwert. Ausgeschlossen sind Gebäude, Firmenwert und Pkw außer E-Autos, gebrauchte Wirtschaftsgüter, die meisten unkörperlichen Wirtschaftsgüter sowie Anlagen für fossile Energieträger. Von degressiv auf linear darf man wechseln, umgekehrt nicht.
Für neue Investitionen kommt der Investitionsfreibetrag in Frage, für Investitionen von November 2025 bis Dezember 2026 befristet auf 20 Prozent erhöht. Er kann je Wirtschaftsgut nur alternativ zum investitionsbedingten Gewinnfreibetrag genutzt werden.
Aufzeichnungen: Anlageverzeichnis, Wareneingangsbuch, Lohnkonto
Neben dem laufenden Journal der Einnahmen und Ausgaben verlangt das Gesetz je nach Tätigkeit drei weitere Aufzeichnungen:
- Anlageverzeichnis nach § 7 Abs. 3 EStG für alle abnutzbaren Wirtschaftsgüter, mit Anschaffungstag, Anschaffungskosten, Name und Anschrift des Lieferanten, Nutzungsdauer, jährlicher Abschreibung und Restbuchwert
- Wareneingangsbuch nach § 127 BAO für gewerbliche Unternehmer, die keine Bücher führen
- Lohnkonto, sobald Sie Dienstnehmer beschäftigen
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, und darüber hinaus, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind.
Die Umsatzsteuer lässt sich in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung netto oder brutto erfassen. Bei der verbreiteten Nettomethode bleibt sie außerhalb der Gewinnermittlung, bei der Bruttomethode ist die vereinnahmte Steuer Einnahme und die abgeführte Steuer Ausgabe. Wer bar kassiert, hat zusätzlich die Registrierkassenpflicht zu prüfen, die unabhängig von der Gewinnermittlungsart gilt.
Wechsel zur Bilanzierung: Übergangsgewinn und Übergangsverlust
Beim Wechsel von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Bilanzierung ist nach § 4 Abs. 10 EStG durch Zu- und Abschläge sicherzustellen, dass nichts doppelt oder gar nicht erfasst wird. Typisch sind offene Kundenforderungen: Sie wären in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erst bei Zahlung erfasst worden, in der Bilanz stehen sie schon vorher.
- Ein Übergangsgewinn ist beim Gewinn des ersten Jahres nach dem Wechsel voll anzusetzen. Eine Verteilung sieht das Gesetz nicht vor.
- Ein Übergangsverlust wird zu je einem Siebentel auf die sieben folgenden Jahre verteilt.
- Wird der Betrieb veräußert oder aufgegeben, sind Übergangsgewinne und noch nicht verwertete Übergangsverluste im letzten Jahr davor zu erfassen.
Wer absehen kann, dass die 700.000-Euro-Grenze überschritten wird, sollte den Übergangsgewinn vorher berechnen lassen. Er fällt in einem einzigen Jahr an, zusätzlich zum laufenden Gewinn.
Quellen
Abgerufen am 14.10.2026.
- § 4 EStG im RIS, Abs. 10 zum Wechsel der Gewinnermittlungsart
- § 7 EStG im RIS, degressive Abschreibung, Halbjahresregel, Anlageverzeichnis
- § 13 EStG im RIS, geringwertige Wirtschaftsgüter
- § 17 EStG im RIS, Basispauschalierung ab Veranlagung 2026
- § 19 EStG im RIS, Zufluss-Abfluss-Prinzip, wiederkehrende Zahlungen, Vorauszahlungen
- § 189 UGB im RIS, Rechnungslegungspflicht und Ausnahmen
- § 125 BAO im RIS, steuerliche Buchführungspflicht für Land- und Forstwirte
- § 127 BAO und § 132 BAO, Wareneingangsbuch und Aufbewahrung
- WKO: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Broschüre Mai 2026, Umlaufvermögen, Kleinunternehmerpauschalierung, Netto- und Bruttomethode, Investitionsfreibetrag
Häufig gestellte Fragen
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?
Einzelunternehmer und Personengesellschaften mit natürlichen Personen als Vollhaftern, solange der Umsatz nicht in zwei Folgejahren 700.000 Euro übersteigt. Freiberufler dürfen sie unabhängig vom Umsatz führen. Kapitalgesellschaften und die GmbH & Co KG müssen immer bilanzieren.
Gilt die 700.000-Euro-Grenze auch für Landwirte?
Ja. Land- und Forstwirte sind zwar vom Unternehmensgesetzbuch ausgenommen, nach § 125 Bundesabgabenordnung aber steuerlich buchführungspflichtig, wenn ihr Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils 700.000 Euro übersteigt.
Was bedeutet das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Maßgeblich ist der Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Jänner bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Ausnahmen gelten für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel, für mehrjährige Vorauszahlungen und für das Anlagevermögen.
Bis zu welchem Betrag kann ich sofort absetzen?
Bis 1.000 Euro je einzelnem Anlagegut, für Unternehmer mit Vorsteuerabzug netto. Was darüber liegt, wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben, bei Inbetriebnahme im zweiten Halbjahr im ersten Jahr nur zur Hälfte.
Kann ich den Übergangsgewinn auf mehrere Jahre verteilen?
Nein. Beim Wechsel zur Bilanzierung ist der Übergangsgewinn im ersten Jahr nach dem Wechsel voll zu erfassen. Nur ein Übergangsverlust wird verteilt, zu je einem Siebentel über sieben Jahre.
Welche Aufzeichnungen brauche ich zusätzlich?
Ein Anlageverzeichnis für alles, was abgeschrieben wird, ein Wareneingangsbuch als gewerblicher Unternehmer und ein Lohnkonto, sobald Sie jemanden beschäftigen. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren.
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