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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Prinzip, Pflichten, Abschreibung

Es zählt der Zahlungszeitpunkt, nicht die Rechnung. Wo die Ausnahme am Jahreswechsel greift und warum der Übergangsgewinn nicht verteilt werden kann.

Stand: 18. August 2026 13 Min. Lesezeit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfache Gewinnermittlung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Ihr eigentliches Merkmal ist aber nicht die Einfachheit, sondern der Zeitpunkt - und der ist ein anderer, als die meisten erwarten.

Es zählt die Zahlung, nicht die Rechnung

Maßgeblich ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem das Geld eingeht, eine Ausgabe in das Jahr, in dem es abfließt. Das Rechnungsdatum ist dafür ohne Bedeutung.

Praktisch heißt das: Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Jänner bezahlt wird, ist ein Umsatz des neuen Jahres. Das ist ein Gestaltungsspielraum - wer gegen Jahresende auf einen höheren Tarifsprung zusteuert, kann Zahlungen verschieben - und zugleich eine Falle, wenn man den Gewinn nach dem Auftragsbestand statt nach dem Kontostand schätzt.

Die Ausnahme am Jahreswechsel betrifft regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Mieten, Versicherungen oder Beiträge: Sie werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fließen.

Hier lohnt ein Hinweis zur Fundstelle. Das Gesetz sagt nur „kurze Zeit” und nennt keine Frist. Die überall zitierten 15 Tage stammen aus der Verwaltungspraxis. Wer auf deutsche Quellen stößt, findet dort 10 Tage - das ist die deutsche Regelung und gilt in Österreich nicht. Bei diesem Thema liefern allgemeine Suchanfragen überwiegend deutsche Treffer.

Wer sie führen darf

Die Grenze liegt bei 700.000 Euro Umsatzerlösen. Darüber beginnt die doppelte Buchführung, mit einer Vorlauffrist von zwei Jahren; bei mehr als einer Million Euro in einem einzigen Jahr greift die Pflicht schon ab dem Folgejahr.

Freie Berufe sowie Land- und Forstwirte sind von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen und dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig vom Umsatz führen. Näheres zur Eintragungspflicht steht auf der Seite zum Firmenbuch.

Abschreibung

Bis 1.000 Euro je einzelnem Anlagegut können die Anschaffungskosten sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden - geringwertige Wirtschaftsgüter. Darüber wird über die Nutzungsdauer verteilt.

Die Halbjahresregel: Bei Inbetriebnahme in der zweiten Jahreshälfte steht im ersten Jahr nur die halbe Jahresabschreibung zu. Wer eine größere Anschaffung ohnehin plant und im Juni steht, sollte deshalb rechnen, ob sich der Vorzug lohnt.

Die degressive Abschreibung mit bis zu 30 Prozent gibt es weiterhin. Zu beachten ist allerdings eine Übergangsbestimmung: Die Loslösung von der unternehmensrechtlichen Bilanz galt nur befristet. Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist das folgenlos, weil sie keine Unternehmensbilanz erstellen - für Bilanzierer nicht.

Wer investiert, sollte den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag mitdenken: Er ist der eigentliche Hebel, und bei Pauschalierung fällt er weg.

Welche Aufzeichnungen dazugehören

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist keine einzelne Liste. Drei Nebenaufzeichnungen kommen je nach Tätigkeit dazu:

  • Anlageverzeichnis für alle Wirtschaftsgüter, die abgeschrieben werden - mit Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer und jährlicher Abschreibung
  • Wareneingangsbuch bei Warenhandel, in das alle zugekauften Waren einschließlich Rohstoffen einzutragen sind
  • Lohnkonto, sobald Sie jemanden beschäftigen

Dazu kommen die Belege selbst. Alles zusammen ist sieben Jahre aufzubewahren, elektronisch zulässig, solange die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist.

Wer bar kassiert, hat zusätzlich die Belegerteilungspflicht und gegebenenfalls die Registrierkassenpflicht zu beachten - beide hängen nicht an der Gewinnermittlungsart.

Der Wechsel zur Bilanzierung

An dieser Stelle liegen viele Darstellungen falsch.

Beim Übergang von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Bilanzierung entsteht ein Übergangsgewinn - er gleicht aus, was durch den Wechsel der Methode sonst doppelt oder gar nicht erfasst würde. Verbreitet steht dazu, er lasse sich auf drei Jahre verteilen.

Das stimmt nicht. Der Übergangsgewinn ist im ersten Gewinnermittlungsjahr voll zu erfassen. Verteilt wird nur der Übergangsverlust, und zwar zu je einem Siebentel über sieben Jahre. Die Dreijahresverteilung, die dabei mitgedacht wird, betrifft Veräußerungsgewinne und damit einen anderen Sachverhalt.

Wer den Wechsel absehen kann, sollte den Übergangsgewinn deshalb vorher rechnen lassen - er trifft in einem einzigen Jahr, und er trifft zusätzlich zum laufenden Gewinn.

Quellen

Häufig gestellte Fragen

Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?

Wer unter der Buchführungsgrenze von 700.000 Euro Umsatzerlösen bleibt. Angehörige freier Berufe sowie Land- und Forstwirte dürfen sie unabhängig vom Umsatz führen, weil sie von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen sind.

Was bedeutet das Zufluss-Abfluss-Prinzip?

Maßgeblich ist der Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Jänner bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Das gilt für Einnahmen wie für Ausgaben.

Gilt das auch rund um den Jahreswechsel?

Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gibt es eine Ausnahme: Sie werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fließen. Das Gesetz sagt nur kurze Zeit; die verbreiteten 15 Tage sind Verwaltungspraxis, keine gesetzliche Frist.

Bis zu welchem Betrag kann ich sofort absetzen?

1.000 Euro je einzelnem Anlagegut. Was darüber liegt, ist über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Was ist die Halbjahresabschreibung?

Wird ein Wirtschaftsgut in der zweiten Jahreshälfte in Betrieb genommen, steht im ersten Jahr nur die halbe Jahresabschreibung zu. Bei Anschaffung im ersten Halbjahr ist es die volle.

Kann ich den Übergangsgewinn auf mehrere Jahre verteilen?

Nein. Beim Wechsel zur Bilanzierung ist der Übergangsgewinn im ersten Gewinnermittlungsjahr voll zu erfassen. Nur ein Übergangsverlust wird verteilt, und zwar zu je einem Siebentel über sieben Jahre. Die oft genannte Verteilung auf drei Jahre gibt es nicht.

Welche Aufzeichnungen brauche ich zusätzlich?

Ein Anlageverzeichnis für alles, was abgeschrieben wird, ein Wareneingangsbuch bei Warenhandel und ein Lohnkonto, sobald Sie jemanden beschäftigen. Alle Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren.