Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich 2026: Der Komplett-Ratgeber

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist die häufigste Form der Gewinnermittlung für Selbstständige und Kleinunternehmer in Österreich. Sie ist einfach, praktikabel und im Steuerrecht fest verankert.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die EAR ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Im Unterschied zur doppelten Buchführung werden keine Bilanzen erstellt. Stattdessen werden alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch erfasst. Der Gewinn ergibt sich schlicht aus der Differenz beider Summen.

Rechtliche Grundlagen:

§ 4 Abs. 3 EStG (Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
§ 131 BAO (Aufzeichnungspflichten)
UGB (Rechnungslegungspflicht ab bestimmten Umsätzen)

Wer darf die EAR nutzen?

Die EAR ist zulässig für:

Einzelunternehmer unterhalb der Rechnungslegungsgrenzen
Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Künstler etc.)
Personengesellschaften wie OG oder KG unterhalb der Schwellen
Land- und Forstwirte (eingeschränkt)

Rechnungslegungspflicht

Rechnungslegungspflicht (und damit Bilanzierungspflicht nach UGB) besteht, wenn:

In zwei aufeinanderfolgenden Jahren der Umsatz 700.000 Euro überschritten wurde
Der Umsatz in einem Jahr über 1.000.000 Euro liegt

In diesen Fällen entfällt die EAR; es muss bilanziert werden. Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG) sind immer bilanzierungspflichtig und dürfen keine EAR nutzen.

Prinzipien der EAR

Zufluss-Abfluss-Prinzip

Das wichtigste Prinzip der EAR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Einnahmen werden erfasst, wenn sie tatsächlich zufließen (auf dem Konto eingehen oder bar kassiert werden), Ausgaben erst dann, wenn sie tatsächlich abfließen. Wann die Leistung erbracht wurde oder wann die Rechnung datiert, ist sekundär.

Beispiel: Eine Rechnung wird im Dezember 2025 gestellt, aber erst im Jänner 2026 bezahlt. Der Umsatz zählt in der EAR zum Gewinn 2026.

Ausnahmen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip

Abnutzbare Anlagegüter: Werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA), nicht sofort als Ausgabe erfasst.
Durchlaufende Posten: Keine Berücksichtigung als Einnahme/Ausgabe.
Vorauszahlungen für zukünftige Jahre: Bei Miete, Versicherung etc. teilweise abgrenzbar.

Aufzeichnungspflichten

Die EAR muss laufend, chronologisch und vollständig geführt werden. Zu den Pflichtaufzeichnungen zählen:

Einnahmenaufzeichnungen

Jede Einnahme muss dokumentiert werden: Datum, Betrag, Leistung, Zahlungsempfänger, ggf. Umsatzsteuer.

Ausgabenaufzeichnungen

Jede Ausgabe mit Datum, Betrag, Zweck, Zahlungsempfänger, ggf. Vorsteuer.

Wareneingangsbuch

Händler und Gewerbetreibende müssen ein Wareneingangsbuch führen, in dem alle eingekauften Waren erfasst werden.

Anlagenverzeichnis

Alle Anlagegüter (ab 1.000 Euro Einzelwert 2026, geringwertige Wirtschaftsgüter ab 1.000 Euro Sofortabschreibung möglich) müssen im Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum, -kosten, Nutzungsdauer und AfA-Verlauf erfasst werden.

Lohnkonten

Bei Beschäftigung von Mitarbeitern sind Lohnkonten zu führen (Lohn, Sozialversicherung, Lohnsteuer).

Umsatzsteueraufzeichnungen

Für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UVA) sind separate Aufzeichnungen erforderlich, die die Umsatzsteuer nach Steuersätzen (20 %, 13 %, 10 %, 0 %) und die Vorsteuer getrennt erfassen.

Formular E1a

Die EAR wird jährlich als Beilage zur Einkommensteuererklärung eingereicht. Das relevante Formular ist das Formular E1a (Beilage zur Einkommensteuererklärung für Einnahmen-Ausgaben-Rechner).

Struktur des Formulars:

Betriebseinnahmen: Aus Lieferungen, Leistungen, Anlagenverkäufen
Betriebsausgaben: Wareneinkauf, Personalaufwand, Miete, Fahrzeugkosten, Abschreibungen, sonstige Ausgaben
Gewinn: Differenz aus Einnahmen und Ausgaben
Entnahmen und Einlagen: Dokumentation von Privatentnahmen

Das Formular wird über FinanzOnline elektronisch eingereicht.

Wichtige Ausgabenpositionen

Wareneinsatz und Fremdleistungen

Kosten für den Einkauf von Waren, Rohstoffen, Hilfsstoffen und Dienstleistungen Dritter.

Personalaufwand

Bruttogehälter, Sozialabgaben, Lohnnebenkosten, Aushilfskräfte, Weiterbildung.

Absetzung für Abnutzung (AfA)

Anlagegüter werden über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Beispiele:

PKW: 8 Jahre (12,5 % p. a.)
Laptop: 3 Jahre
Büromöbel: 10 Jahre
Gebäude: 2,5 % p. a. (Abschreibung 40 Jahre)

Miete und Betriebskosten

Bürokosten, Miete, Energie, Heizung, Reinigung, Reparaturen.

Fahrzeug- und Reisekosten

Betriebliche Fahrten, Dienstreisen, Km-Geld (0,42 Euro/km für PKW seit 2025), Taggeld und Nächtigungsgeld nach § 26 EStG.

Werbung und Marketing

Website, SEO, Google Ads, Social Media, Printmaterial, Messen.

Beratung und Versicherungen

Steuerberater, Rechtsanwalt, Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz.

Telefon, Internet, Software

Handy, Internet, Buchhaltungssoftware, SaaS-Abos, Online-Tools.

Sonstige Ausgaben

Bankspesen, Kontoführung, Fachliteratur, Mitgliedsbeiträge (Wirtschaftskammer, Vereine).

Gewinnfreibetrag

Einzelunternehmer und Personengesellschaften können vom Gewinnfreibetrag profitieren. Er beträgt 15 % des Gewinns, bis zu einem maximalen Betrag von 45.950 Euro. Der Gewinnfreibetrag gliedert sich in:

Grundfreibetrag: Automatisch bis 30.000 Euro Gewinn, maximal 4.500 Euro Abzug.
Investitionsbedingter Freibetrag: Darüber hinaus, aber nur bei Investitionen in begünstigte Wirtschaftsgüter oder Wertpapiere.

Pauschalierungsmöglichkeiten

Statt der vollständigen EAR gibt es Pauschalierungen:

Basispauschalierung (§ 17 EStG)

Umsatz bis 220.000 Euro
Pauschaler Betriebsausgabenabzug von 12 % (bei Dienstleistern 6 %), zusätzlich noch bestimmte Betriebsausgaben

Kleinunternehmerpauschalierung (seit 2020)

Für Unternehmer mit Umsatz bis 55.000 Euro
Pauschaler Ausgabenabzug 45 % (Dienstleister 20 %)
Zusätzlich: SV-Beiträge und Reisekosten absetzbar
Besonders einfache Handhabung

Branchenpauschalierungen

Für bestimmte Branchen (Gastronomie, Handelsvertreter, Künstler) gibt es spezielle Pauschalregelungen, die teils sehr vorteilhaft sein können.

Umsatzsteuer und EAR

EAR-Rechner müssen zusätzlich zur Gewinnermittlung die Umsatzsteuer verwalten, sofern sie nicht Kleinunternehmer sind. Dazu gehören:

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA): Monatlich oder vierteljährlich, je nach Umsatzgröße
Zahlung der USt-Zahllast
Jahresumsatzsteuererklärung (U1)
Zusammenfassende Meldung (ZM) bei innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen

Belege: Das A und O

Ohne Belege keine Ausgabe. Für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein:

Rechnungen von Lieferanten
Kassenbons
Bankauszüge
Kontoverfügungen
Quittungen
Eigenbelege (in Ausnahmefällen)

Belege müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Archivierung ist zulässig. Moderne Buchhaltungssoftware bietet Beleg-Scan mit OCR-Erkennung, wodurch Papierbelege nach dem Scan vernichtet werden können.

Digitalisierung der EAR

Papier-Buchhaltung ist 2026 kaum noch sinnvoll. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware wie FreeFinance, lexoffice, sevDesk oder Billomat. Vorteile:

Automatische Belegverarbeitung
Direkte Bankanbindung
Automatische UVA
Formular E1a Export
Mobile Apps
DSGVO-konforme Archivierung

Umstellung auf Bilanzierung

Bei Überschreiten der Grenzen oder bei freiwilliger Umstellung erfolgt der Wechsel von EAR zu Bilanzierung. Dabei sind Übergangsgewinne bzw. -verluste zu berücksichtigen und in der ersten Bilanz zu erfassen. Der Wechsel sollte unbedingt in Abstimmung mit einem Steuerberater erfolgen.

Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität. Typische Schwerpunkte:

Vollständigkeit der Einnahmen
Angemessenheit der Ausgaben
Privatentnahmen
Sachbezüge
Mitarbeiterlohn
Vorsteuerabzug

Gut geführte Aufzeichnungen und saubere Belege sind der beste Schutz. Professionelle Software mit Beleganbindung erleichtert die Prüfung enorm.

Häufige Fehler bei der EAR

Fehlende Belege: Ohne Beleg keine Ausgabe
Vermischung privat/betrieblich: Eigenes Geschäftskonto nutzen
Falsche Zuordnung von Einnahmen/Ausgaben: Zufluss-Abfluss-Prinzip beachten
Abschreibungen vergessen: Anlagenverzeichnis führen
UVA-Fristen versäumt: Strafzuschläge drohen
Privatentnahmen nicht dokumentiert
Bei Pauschalierung nicht geprüft, ob sie vorteilhafter wäre

Tipps für die Praxis

Nutzen Sie professionelle Software von Tag 1 an
Trennen Sie strikt privat und betrieblich
Richten Sie ein eigenes Geschäftskonto ein
Automatisieren Sie Belegerfassung
Arbeiten Sie regelmäßig (monatlich), nicht einmal im Jahr
Ziehen Sie einen Steuerberater bei – zumindest einmal im Jahr
Prüfen Sie alle Pauschalierungsmöglichkeiten
Achten Sie auf den Gewinnfreibetrag

Abschreibungen im Detail

Die Abschreibung (Absetzung für Abnutzung, AfA) ist ein zentrales Element der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Anlagegüter mit einem Einzelwert über 1.000 Euro müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer ist gesetzlich vorgegeben oder durch Erfahrungswerte bestimmt. Typische Nutzungsdauern 2026:

Geschäftsgebäude: 40 Jahre (2,5 % p. a.)
Büromöbel: 10 Jahre
PKW: 8 Jahre
Laptop, Computer: 3 Jahre
Smartphone: 3 Jahre
Maschinen: je nach Art 5 bis 15 Jahre
Werkzeuge: 5 Jahre
Software: meist 3 Jahre

Für geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Einzelwert von 1.000 Euro kann eine Sofortabschreibung vorgenommen werden. Das heißt, der Kaufpreis kann vollständig im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Diese Regelung wurde 2020 von 400 auf 800 Euro erhöht und 2023 weiter auf 1.000 Euro angehoben.

Seit 2020 gibt es zusätzlich die degressive Abschreibung für bestimmte Wirtschaftsgüter. Dabei wird im ersten Jahr ein höherer Prozentsatz angesetzt, der in den Folgejahren abnimmt. Diese Möglichkeit ist besonders bei Investitionen mit rascher technologischer Veralterung attraktiv.

Investitionsfreibetrag

Der Investitionsfreibetrag wurde 2023 wieder eingeführt und bietet Einzelunternehmern sowie Personengesellschaften einen zusätzlichen Steuervorteil. Für Investitionen in bestimmte begünstigte Wirtschaftsgüter kann ein Freibetrag von 10 bis 15 % der Anschaffungskosten geltend gemacht werden. Der Freibetrag wird zusätzlich zur regulären Abschreibung berücksichtigt und reduziert den steuerpflichtigen Gewinn. Voraussetzung ist, dass die Wirtschaftsgüter mindestens vier Jahre im Betrieb verbleiben.

Besondere Regelungen gelten für Investitionen in den Bereichen Ökologisierung, Digitalisierung und Gesundheit. Hier kann der Freibetrag bis zu 15 % betragen, was ihn zu einem attraktiven Anreiz für nachhaltige Investitionen macht.

Betriebsausgaben im Detail

Die ordnungsgemäße Erfassung der Betriebsausgaben ist das Herzstück der EAR. Jede Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein, durch einen Beleg nachgewiesen werden und in der richtigen Periode erfasst werden. Zu den wichtigsten Kategorien zählen:

Büro- und Arbeitsmittel

Computer, Drucker, Büromöbel, Papier, Toner, Ordnersysteme, Beschriftungsmaterial. Für geringwertige Anschaffungen bis 1.000 Euro kann der volle Betrag sofort abgesetzt werden, für teurere Anschaffungen gilt die Abschreibung.

Telekommunikation

Festnetz, Mobilfunk, Internet, VoIP-Dienste, Webhosting. Bei gemischt genutzten Anschlüssen muss der betriebliche Anteil nachvollziehbar ermittelt werden, meist durch einen Schätzanteil oder eine Nutzungsanalyse.

Miete und Betriebskosten

Bürokosten, Werkstatt, Lager, Einzelhandelslokal. Bei Homeoffice können anteilige Kosten geltend gemacht werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Das Arbeitszimmer ist nur unter strengen Voraussetzungen absetzbar (Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit).

Fahrzeug- und Reisekosten

Betriebliche Fahrten mit dem eigenen PKW können entweder nach tatsächlichen Kosten oder mit dem Kilometergeld (0,42 Euro/km, ab 2025 erhöht) abgerechnet werden. Bei Dienstreisen können Taggeld (26,40 Euro) und Nächtigungsgeld (15 Euro für Österreich, landesspezifisch für Ausland) als Pauschale angesetzt werden.

Bewirtung und Geschenke

Bewirtungsaufwendungen sind zu 50 % absetzbar, sofern sie der Werbung dienen und ein konkreter betrieblicher Anlass vorliegt. Werbegeschenke sind bis zu 40 Euro pro Empfänger und Jahr als Betriebsausgabe absetzbar, darüber nicht.

Fortbildung und Fachliteratur

Seminare, Kurse, Bücher, Zeitschriften, Fachabonnements. Fortbildung muss einen klaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben. Allgemeinbildung ist nicht absetzbar.

Versicherungen

Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Rechtsschutz, Sachversicherung, Betriebsunterbrechung, SVS-Beiträge.

Steuerberater und Rechtsberatung

Kosten für Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Unternehmensberater sind voll absetzbar, sofern sie betrieblich veranlasst sind.

Werbung und Marketing

Website, SEO, Google Ads, Social Media, Printmaterial, Messen, Kundengeschenke (bis 40 Euro), Promotion.

Mitgliedsbeiträge

Wirtschaftskammer-Umlage, Fachverbände, Innungen, Branchenorganisationen, sofern betrieblich relevant.

Einnahmen im Detail

Nicht nur Ausgaben, auch Einnahmen müssen sorgfältig erfasst werden. Zu den typischen Einnahmen zählen:

Erlöse aus Lieferungen und Leistungen
Verkaufserlöse aus Anlagenverkäufen
Entschädigungen und Versicherungsleistungen
Zinseinnahmen auf Geschäftskonten
Provisionen und Lizenzzahlungen
Sonstige betriebliche Einnahmen

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Abgrenzung zwischen betrieblichen und privaten Einnahmen. Private Zahlungseingänge auf dem Geschäftskonto sollten als Privateinlage verbucht werden, nicht als betriebliche Einnahme.

Privatentnahmen und Privateinlagen

Einzelunternehmer entnehmen regelmäßig Geld aus ihrem Betrieb für private Zwecke. Diese Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben, sondern reine Vermögensumschichtungen. Sie müssen aber dokumentiert werden, um die betriebliche Buchführung transparent zu halten.

Umgekehrt gibt es Privateinlagen, wenn privates Vermögen in den Betrieb eingebracht wird. Auch diese sind keine Betriebseinnahmen, aber steuerlich relevant, da sie den Eigenkapitalanteil des Unternehmers erhöhen.

Bei der EAR werden Privatentnahmen und -einlagen nicht im Gewinn erfasst, müssen aber in separaten Aufzeichnungen dokumentiert werden. Diese Trennung ist wichtig für die korrekte Darstellung der wirtschaftlichen Lage und für die Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen.

Kassenführung

Wer Bareinnahmen erzielt, muss eine ordnungsgemäße Kassenführung durchführen. Bei Bareinnahmen über 15.000 Euro pro Jahr und mehr als 7.500 Euro Barumsätzen ist eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung (RKSV) verpflichtend. Die Kasse muss chronologisch geführt werden, alle Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln erfasst sein, und die Tagessumme muss täglich abgeglichen werden.

Die Belegerteilungspflicht verpflichtet jeden Unternehmer, bei jeder Barzahlung einen Beleg auszustellen. Der Beleg muss mindestens die Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung enthalten: Name und Anschrift des Unternehmers, Datum, Leistung, Betrag.

Gewinnermittlung am Jahresende

Am Ende des Wirtschaftsjahres werden die EAR-Daten zur Gewinnermittlung zusammengeführt. Dabei sind folgende Schritte erforderlich:

Vollständigkeitscheck aller Belege und Buchungen
Abgleich mit Bankauszügen
Erfassung der Jahresabschreibungen
Berücksichtigung von Umsatzsteuer-Abgrenzungen
Bildung von Rückstellungen (bei EAR eingeschränkt möglich)
Berechnung des Gewinnfreibetrags
Ermittlung des zu versteuernden Einkommens
Vorbereitung des Formulars E1a

Der Jahresabschluss für EAR-Rechner ist deutlich einfacher als bei Bilanzierern, sollte aber trotzdem mit Sorgfalt und idealerweise gemeinsam mit dem Steuerberater durchgeführt werden.

Häufige steuerliche Fallen

Die EAR birgt einige steuerliche Fallstricke, die Einzelunternehmer kennen sollten:

Privatanteil bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern: PKW, Mobiltelefon, Computer müssen anteilig zwischen privat und betrieblich aufgeteilt werden.
Repräsentationsaufwendungen: Nur unter strengen Voraussetzungen absetzbar.
Geringfügigkeitsgrenze bei Geschenken: 40 Euro pro Empfänger und Jahr.
Arbeitszimmer: Nur bei strenger Erfüllung der Voraussetzungen absetzbar.
Fahrtkosten Wohnung-Arbeitsstätte: Nur über Pendlerpauschale, nicht als Betriebsausgabe.
Gewinnermittlung Wechsel: Beim Wechsel zur Bilanzierung müssen Übergangsgewinne berücksichtigt werden.

EAR und Homeoffice

Das Thema Homeoffice hat durch die Pandemie und den allgemeinen Trend zu flexibler Arbeit stark an Bedeutung gewonnen. Für Einzelunternehmer stellt sich die Frage, wie Kosten für das Homeoffice in der EAR berücksichtigt werden können. Ein Arbeitszimmer ist nur dann absetzbar, wenn es ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt.

Bei Erfüllung dieser strengen Voraussetzungen können folgende Kosten anteilig geltend gemacht werden: Miete oder AfA bei Eigentum, Betriebskosten (Strom, Heizung, Wasser), Reinigung, Reparaturen, Versicherung. Der anteilige Abzug erfolgt meist nach Quadratmetern – das Verhältnis der Arbeitszimmerfläche zur Gesamtfläche der Wohnung ergibt den Prozentsatz, zu dem die Kosten als Betriebsausgabe abgezogen werden können.

Auch die Einrichtung des Homeoffice ist absetzbar: Schreibtisch, Bürosessel, Regale, Beleuchtung, Computer, Drucker. Bis zu einem Einzelwert von 1.000 Euro (geringwertige Wirtschaftsgüter) können diese sofort abgesetzt werden, darüber erfolgt die Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Reisekosten und Bewirtung

Reisekosten sind ein wichtiger Posten in der EAR. Zu unterscheiden sind:

Dienstreisen

Bei beruflichen Fahrten können die tatsächlichen Kosten (Benzin, Bahn, Flug, Hotel) oder Pauschalen geltend gemacht werden. Die Kilometerpauschale beträgt seit 2025 in Österreich 0,42 Euro pro Kilometer. Taggeld und Nächtigungsgeld können für Dienstreisen angesetzt werden, sofern die Mindestdauer und Entfernung eingehalten werden.

Geschäftsessen und Bewirtung

Bewirtungsaufwendungen sind grundsätzlich nur zu 50 Prozent absetzbar, sofern sie der Werbung und Kundenakquise dienen und ein konkreter betrieblicher Anlass vorliegt. Der Bewirtungsbeleg muss neben dem Rechnungsbeleg auch den Zweck des Essens, die teilnehmenden Personen und das Projekt dokumentieren.

Fortbildung

Kosten für Seminare, Kurse, Zertifizierungen und Fachkonferenzen sind voll absetzbar. Auch Reisekosten und Übernachtungen im Zusammenhang mit der Fortbildung können geltend gemacht werden.

EAR und Mitarbeiter

Wer als Einnahmen-Ausgaben-Rechner Mitarbeiter beschäftigt, muss zusätzlich zur EAR eine Lohnverrechnung durchführen. Die Löhne und Lohnnebenkosten werden als Betriebsausgabe erfasst, die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden an das Finanzamt und die ÖGK abgeführt. Die Mitarbeiter-Aufwendungen sind in der Regel die größten Betriebsausgaben in personalintensiven Branchen.

Zu beachten sind die verschiedenen Kosten:

Bruttolohn
Dienstgeberbeitrag zur Sozialversicherung
Dienstgeberzuschlag zum DB
Kommunalsteuer
Beitrag zur Mitarbeitervorsorgekasse (Abfertigung neu)
Sachbezüge

Die Lohnverrechnung wird in der Regel an einen Steuerberater oder ein spezialisiertes Lohnbüro ausgelagert, da die Komplexität und das Haftungsrisiko hoch sind.

EAR und Zahlungsmodalitäten

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip hat wichtige praktische Konsequenzen. So können Unternehmer durch die Steuerung der Zahlungszeitpunkte Einfluss auf ihren Jahresgewinn nehmen:

Ausgaben vorziehen: Investitionen, Versicherungen, Miete können vor Jahresende bezahlt werden, um den laufenden Gewinn zu reduzieren.
Einnahmen verschieben: Rechnungen können erst im Dezember gestellt werden, sodass der Zahlungseingang ins Folgejahr fällt.
Umgekehrt: In Verlustjahren Einnahmen vorziehen und Ausgaben verschieben.

Diese Gestaltungsmöglichkeiten sollten bewusst und legal eingesetzt werden. Das Finanzamt akzeptiert übliche Zahlungsgestaltungen, untersagt aber Scheingeschäfte und willkürliche Vordatierungen.

EAR und Online-Handel

Online-Händler stehen vor besonderen Herausforderungen in der EAR. Die hohe Anzahl kleinteiliger Transaktionen, die Integration verschiedener Verkaufsplattformen und Zahlungsdienstleister, die grenzüberschreitenden Verkäufe und die speziellen Umsatzsteuerregelungen machen die Buchhaltung anspruchsvoll.

Moderne Buchhaltungssoftware bietet Schnittstellen zu Shopsystemen wie Shopify, WooCommerce, Magento und Shopware sowie zu Marktplätzen wie Amazon, eBay und Etsy. Diese Integrationen übernehmen automatisch Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen in die Buchhaltung und sparen viel manuelle Arbeit.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Zahlungsdienstleister. PayPal, Stripe, Klarna und andere Dienste berechnen Transaktionsgebühren, die als Betriebsausgabe zu erfassen sind. Die Auszahlungen auf das Geschäftskonto entsprechen nicht dem vollen Umsatz, sondern dem Umsatz abzüglich Gebühren. Eine sorgfältige Zuordnung ist wichtig für die korrekte Gewinnermittlung.

EAR und Krypto

Krypto-Währungen gewinnen auch für Unternehmer an Bedeutung. Wer Bitcoin, Ethereum oder andere Krypto-Währungen als Zahlung akzeptiert oder selbst nutzt, muss diese in der EAR korrekt erfassen. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem Charakter der Kryptos: Als Zahlungsmittel, Anlage oder Handelsgut gelten unterschiedliche Regeln.

Die Umrechnung in Euro erfolgt zum Tageskurs des Zu- oder Abflusses. Kursgewinne und -verluste sind zu berücksichtigen. Die Dokumentation sollte besonders sorgfältig erfolgen, da Betriebsprüfungen bei Krypto-Geschäften häufig besonders genau hinsehen. Spezielle Tools wie CryptoTax oder Blockpit helfen bei der Erfassung und Auswertung.

EAR bei Nebentätigkeit

Viele Österreicher nutzen die EAR für eine nebenberufliche selbstständige Tätigkeit. In diesem Fall ist die EAR besonders einfach, da meist nur wenige Einnahmen und Ausgaben anfallen. Wichtig ist jedoch, alle Tätigkeiten zu melden und in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Nebenberufliche Einkünfte werden mit den Einkünften aus der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und gemeinsam versteuert. Der Progressionsvorbehalt kann dazu führen, dass Nebeneinkünfte höher besteuert werden als erwartet.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist 2026 die beliebteste Form der Gewinnermittlung für Selbstständige und Kleinunternehmer in Österreich. Sie ist einfach, kostengünstig und flexibel, erfordert aber sorgfältige Aufzeichnungen, konsequente Belegführung und ein Grundverständnis des Zufluss-Abfluss-Prinzips. Mit moderner Buchhaltungssoftware lässt sich die EAR heute fast vollautomatisch abwickeln – von der Belegerfassung über die UVA bis zum Formular E1a. Wer strukturiert arbeitet, die steuerlichen Möglichkeiten wie Gewinnfreibetrag und Pauschalierung clever nutzt und regelmäßig mit dem Steuerberater abstimmt, vereint geringen Aufwand mit maximaler Rechtssicherheit.

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Häufig gestellte Fragen

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) nutzen Einzelunternehmer, Freiberufler und Personengesellschaften, sofern sie nicht rechnungslegungspflichtig sind. Rechnungslegungspflicht besteht bei Umsätzen über 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einmalig über 1 Million Euro.

Welches Formular braucht man für die EAR?

Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird das Formular E1a als Beilage zur Einkommensteuererklärung verwendet. Es wird über FinanzOnline elektronisch eingereicht und enthält eine strukturierte Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben.

Welche Belege müssen bei der EAR aufbewahrt werden?

Alle Belege zu Einnahmen und Ausgaben müssen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen Rechnungen, Zahlungsbelege, Bankauszüge, Verträge, Kassenberichte und Anlagenverzeichnisse.

Ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Excel erlaubt?

Excel-Listen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie chronologisch, vollständig und unveränderbar geführt werden. Empfehlenswert ist jedoch Buchhaltungssoftware mit revisionssicherer Speicherung, da sie bei Betriebsprüfungen besser akzeptiert wird.