Fahrtenbuch für Selbstständige: Pflicht, Kilometergeld, Grenzen

„Fahrtenbuchpflicht” ist ein Begriff, den das österreichische Steuerrecht so nicht kennt. Es gibt die allgemeine Aufzeichnungspflicht der Bundesabgabenordnung, und es gibt seit 2025 eine eigene Kilometergeldverordnung, die den Nachweis regelt. Ihr Wortlaut ist bewusst offen:

„Der Nachweis der betrieblichen oder beruflichen Nutzung hat mittels eines Fahrtenbuches oder durch andere Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen”

Ein Fahrtenbuch ist also eine Möglichkeit, nicht die einzige. Zwingend ohne Alternative wird es nur an einer Stelle: wenn der Sachbezug eines Dienstwagens nach den tatsächlich gefahrenen Privatkilometern berechnet werden soll. Dort verlangt die Sachbezugswerteverordnung ausdrücklich ein „lückenlos” geführtes Fahrtenbuch.

Die Sätze

Fahrzeug	Kilometergeld
Personen- und Kombinationskraftwagen	0,50 Euro
Motorrad und Motorfahrrad	0,25 Euro
Fahrrad	0,25 Euro
Zuschlag je mitbeförderter Person	0,15 Euro

Bei den Zweirädern lohnt der Blick aufs Datum: Ihr Satz wurde mit 1. Juli 2025 von 0,50 auf 0,25 Euro halbiert. Im ersten Halbjahr 2025 galt noch der höhere Wert. Jede Quelle, die vor Juli 2025 entstanden ist, nennt hier das Doppelte - und weil 2025 damit zwei verschiedene Sätze hatte, ist bei Aufzeichnungen aus diesem Jahr auf das Fahrtdatum zu achten.

Die Obergrenze liegt bei 30.000 Kilometern im Wirtschaftsjahr. Wer mehr betrieblich fährt, kann für die übersteigenden Kilometer kein Kilometergeld ansetzen.

Der Punkt, an dem die meisten falsch liegen

Es kursiert eine „30-Prozent-Regel” für die Zuordnung des Fahrzeugs. Die gibt es nicht.

Maßgeblich ist das Überwiegen: Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es zum Betriebsvermögen. Die Zahl 30 taucht im Kfz-Zusammenhang nur an zwei ganz anderen Stellen auf - als Höchstsatz der degressiven Abschreibung und als eben genannte Kilometerobergrenze.

Die Rechtsfolge dieser Zuordnung ist der eigentliche Kern des Themas, und die Verordnung formuliert sie unmissverständlich: Der Ansatz von Kilometergeldern ist „nur für Fahrzeuge zulässig, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind”.

Daraus folgt eine Entweder-oder-Entscheidung:

Fahrzeug im Privatvermögen (betriebliche Nutzung bis 50 Prozent): Kilometergeld für die betrieblichen Fahrten, höchstens für 30.000 Kilometer. Damit sind sämtliche Kosten abgegolten - Treibstoff, Versicherung, Service, Abschreibung.
Fahrzeug im Betriebsvermögen (über 50 Prozent): kein Kilometergeld, sondern die tatsächlichen Kosten, dafür mit Abschreibung und laufenden Aufwendungen. Der Privatanteil ist auszuscheiden.

Wer viel fährt, fährt mit den tatsächlichen Kosten meist besser; wer wenig und mit einem älteren Auto fährt, mit dem Kilometergeld. Die Entscheidung fällt aber nicht frei, sondern über den Nutzungsanteil - und den muss man belegen können.

Was aufgezeichnet werden muss

Seit 2025 stehen die Pflichtangaben erstmals in einer Verordnung, nicht mehr nur in Richtlinien. Verlangt werden:

Datum der Fahrt
Kilometerstand oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer
Ausgangspunkt und Ziel
Zweck der Fahrt
die Person, die gefahren ist

Für die Praxis heißt das: Ein Eintrag „Kundenbesuch, 80 km” genügt nicht. Ausgangspunkt, Ziel und Zweck gehören konkret hinein, sonst fehlt die verlässliche Beurteilbarkeit, auf die die Verordnung abstellt.

Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig - die Verordnung schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann. Eine Tabellenkalkulation, in der man Monate später Zeilen überschreibt, erfüllt das nicht; eine App mit protokollierter Änderungshistorie schon.

Sachbezug beim Dienstwagen 2026 und 2027

Wer Mitarbeitern ein Fahrzeug auch privat überlässt, muss nach § 4 Sachbezugswerteverordnung einen Sachbezug ansetzen:

Fahrzeug	2026	2027	ab 2028
Verbrenner, Regelfall	2 %, höchstens 960 Euro	unverändert	unverändert
CO2 bis zur Grenze des Zulassungsjahres	1,5 %, höchstens 720 Euro	unverändert	unverändert
Elektroauto, 0 g CO2	null	0,375 %, höchstens 180 Euro	0,625 %, höchstens 300 Euro

Prozentsätze von den Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer und NoVA, monatlich.

Der reduzierte Satz für Verbrenner greift bei 2025 und später erstzugelassenen Autos bis 126 Gramm pro Kilometer. Die Absenkung um jährlich drei Gramm war in der Verordnung ausdrücklich „bis zum Kalenderjahr 2025” befristet; maßgeblich bleibt der Grenzwert im Jahr der Erstzulassung. Für Elektroautos endet der Nullwert mit 2026: Die Novelle BGBl. II Nr. 272/2026 gilt für alle Lohnzahlungszeiträume ab Jänner 2027, auch für bereits überlassene Fahrzeuge.

Halber Sachbezug und Fahrtenbuch. Zwei Erleichterungen sind zu unterscheiden:

Fährt der Arbeitnehmer privat nachweislich im Jahresdurchschnitt höchstens 500 Kilometer im Monat, ist nach § 4 Abs. 2 der halbe Sachbezug anzusetzen. Das gilt für alle Werte nach Abs. 1, also ab 2027 auch für Elektroautos: höchstens 90 Euro im Jahr 2027. Die Verordnung verlangt hier einen Nachweis, nennt aber kein bestimmtes Mittel.
Wer den Sachbezug stattdessen mit Kilometersätzen von 0,67 Euro (2-Prozent-Fahrzeuge) oder 0,50 Euro (1,5-Prozent-Fahrzeuge) je Privatkilometer rechnet, weil das um mehr als die Hälfte günstiger ist, braucht nach Abs. 3 ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch. Für Elektroautos sieht Abs. 3 keine Kilometersätze vor.

Ihre Behandlung im Vorsteuerabzug steht bei der Umsatzsteuer, die weiteren Regeln für E-Firmenautos bei der E-Auto-Förderung.

Was das für die Buchhaltung heißt

Die Fahrtaufzeichnungen sind Teil der Aufzeichnungen im Sinn der Bundesabgabenordnung und damit sieben Jahre aufzubewahren.

Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner gilt: Das Kilometergeld ist Betriebsausgabe im Jahr der Fahrt, nicht im Jahr einer allfälligen Erstattung. Wie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Übrigen funktioniert, steht auf der eigenen Seite dazu.

Quellen

Kilometergeldverordnung im RIS mit den Nachweispflichten in Paragraf 2 und der Betriebsvermögens-Regel in Paragraf 4, abgerufen 18.08.2026
Paragraf 10 Reisegebührenvorschrift 1955 mit den Kilometergeldsätzen, auf die die Kilometergeldverordnung verweist
Paragraf 126 Bundesabgabenordnung zur allgemeinen Aufzeichnungspflicht
Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur siebenjährigen Aufbewahrung
Sachbezugswerteverordnung, § 4 (RIS) zu Sätzen, CO2-Grenzwert, halbem Sachbezug und lückenlosem Fahrtenbuch, abgerufen 15.10.2026
BGBl. II Nr. 272/2026, Sachbezug für Elektroautos ab 2027, abgerufen 15.10.2026

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Selbstständiger ein Fahrtenbuch führen?

Eine allgemeine Fahrtenbuchpflicht gibt es nicht. Die Kilometergeldverordnung verlangt den Nachweis „mittels eines Fahrtenbuches oder durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen“. Zwingend ohne Alternative ist das Fahrtenbuch nur, wenn der Sachbezug eines Dienstwagens nach den tatsächlich gefahrenen Privatkilometern berechnet werden soll.

Wie hoch ist das Kilometergeld?

0,50 Euro je Kilometer für PKW und Kombi, 0,25 Euro für Motorrad, Motorfahrrad und Fahrrad, dazu 0,15 Euro je mitbeförderter Person. Die Sätze für Motorrad und Fahrrad wurden mit 1. Juli 2025 von 0,50 auf 0,25 Euro halbiert.

Wie viele Kilometer kann ich höchstens absetzen?

30.000 Kilometer im Wirtschaftsjahr. Wer mehr betrieblich fährt, kann für die übersteigenden Kilometer kein Kilometergeld ansetzen und sollte die tatsächlichen Kosten rechnen.

Gibt es eine 30-Prozent-Regel beim Firmenauto?

Nein, das ist eine Verwechslung. Maßgeblich ist das Überwiegen: Ab mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Die Zahl 30 kommt im Kfz-Bereich nur als Höchstsatz der degressiven Abschreibung und als Kilometerobergrenze vor.

Kann ich Kilometergeld für ein Firmenfahrzeug ansetzen?

Nein. Die Verordnung sagt ausdrücklich, der Ansatz von Kilometergeldern sei „nur für Fahrzeuge zulässig, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind“. Beim Betriebsfahrzeug rechnen Sie die tatsächlichen Kosten ab.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Seit 2025 stehen die Pflichtangaben erstmals in einer Verordnung statt nur in Richtlinien: Datum, Kilometerstand oder Anzahl der gefahrenen Kilometer, Ausgangspunkt und Ziel, Zweck der Fahrt und die Person, die gefahren ist.

Wie hoch ist der Sachbezug für den Firmenwagen 2026?

2 Prozent der Anschaffungskosten, höchstens 960 Euro im Monat, oder 1,5 Prozent, höchstens 720 Euro, wenn der CO2-Wert die Grenze des Erstzulassungsjahres nicht übersteigt; für 2025 und später zugelassene Autos sind das 126 Gramm. Die jährliche Absenkung um drei Gramm war bis 2025 befristet. Elektroautos haben 2026 noch Sachbezug null.

Was ändert sich 2027 beim Sachbezug?

Für Elektroautos endet der Nullwert. Laut BGBl. II Nr. 272/2026 gelten 2027 0,375 Prozent der Anschaffungskosten, höchstens 180 Euro im Monat, ab 2028 0,625 Prozent, höchstens 300 Euro. Bei höchstens 500 Kilometern Privatfahrten im Monat halbiert sich auch dieser Wert. Für Verbrenner bleibt es bei 2 und 1,5 Prozent.

Brauche ich für den halben Sachbezug ein Fahrtenbuch?

Ein Nachweis ist nötig, aber die Verordnung schreibt nicht ausdrücklich ein Fahrtenbuch vor: Der halbe Wert gilt, wenn die Privatfahrten nachweislich im Jahresdurchschnitt höchstens 500 Kilometer im Monat betragen. Ein lückenloses Fahrtenbuch verlangt § 4 Abs. 3 nur für die Abrechnung nach Kilometersätzen, und die gibt es für Elektroautos nicht.