Fahrtenbuch für Selbstständige: Pflicht, Kilometergeld, Grenzen
Eine allgemeine Fahrtenbuchpflicht gibt es nicht. Was die Kilometergeldverordnung seit 2025 verlangt und warum Motorrad und Fahrrad nur die Hälfte bringen.
„Fahrtenbuchpflicht” ist ein Begriff, den das österreichische Steuerrecht so nicht kennt. Es gibt die allgemeine Aufzeichnungspflicht der Bundesabgabenordnung, und es gibt seit 2025 eine eigene Kilometergeldverordnung, die den Nachweis regelt. Ihr Wortlaut ist bewusst offen:
„Der Nachweis der betrieblichen oder beruflichen Nutzung hat mittels eines Fahrtenbuches oder durch andere Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen”
Ein Fahrtenbuch ist also eine Möglichkeit, nicht die einzige. Zwingend ohne Alternative wird es nur an einer Stelle: bei der Bewertung des Sachbezugs für Dienstnehmer, wo die Verordnung ausdrücklich ein „lückenlos” geführtes Fahrtenbuch verlangt.
Die Sätze
| Fahrzeug | Kilometergeld |
|---|---|
| Personen- und Kombinationskraftwagen | 0,50 Euro |
| Motorrad und Motorfahrrad | 0,25 Euro |
| Fahrrad | 0,25 Euro |
| Zuschlag je mitbeförderter Person | 0,15 Euro |
Bei den Zweirädern lohnt der Blick aufs Datum: Ihr Satz wurde mit 1. Juli 2025 von 0,50 auf 0,25 Euro halbiert. Im ersten Halbjahr 2025 galt noch der höhere Wert. Jede Quelle, die vor Juli 2025 entstanden ist, nennt hier das Doppelte - und weil 2025 damit zwei verschiedene Sätze hatte, ist bei Aufzeichnungen aus diesem Jahr auf das Fahrtdatum zu achten.
Die Obergrenze liegt bei 30.000 Kilometern im Wirtschaftsjahr. Wer mehr betrieblich fährt, kann für die übersteigenden Kilometer kein Kilometergeld ansetzen.
Der Punkt, an dem die meisten falsch liegen
Es kursiert eine „30-Prozent-Regel” für die Zuordnung des Fahrzeugs. Die gibt es nicht.
Maßgeblich ist das Überwiegen: Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es zum Betriebsvermögen. Die Zahl 30 taucht im Kfz-Zusammenhang nur an zwei ganz anderen Stellen auf - als Höchstsatz der degressiven Abschreibung und als eben genannte Kilometerobergrenze.
Die Rechtsfolge dieser Zuordnung ist der eigentliche Kern des Themas, und die Verordnung formuliert sie unmissverständlich: Der Ansatz von Kilometergeldern ist „nur für Fahrzeuge zulässig, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind”.
Daraus folgt eine Entweder-oder-Entscheidung:
- Fahrzeug im Privatvermögen (betriebliche Nutzung bis 50 Prozent): Kilometergeld für die betrieblichen Fahrten, höchstens für 30.000 Kilometer. Damit sind sämtliche Kosten abgegolten - Treibstoff, Versicherung, Service, Abschreibung.
- Fahrzeug im Betriebsvermögen (über 50 Prozent): kein Kilometergeld, sondern die tatsächlichen Kosten, dafür mit Abschreibung und laufenden Aufwendungen. Der Privatanteil ist auszuscheiden.
Wer viel fährt, fährt mit den tatsächlichen Kosten meist besser; wer wenig und mit einem älteren Auto fährt, mit dem Kilometergeld. Die Entscheidung fällt aber nicht frei, sondern über den Nutzungsanteil - und den muss man belegen können.
Was aufgezeichnet werden muss
Seit 2025 stehen die Pflichtangaben erstmals in einer Verordnung, nicht mehr nur in Richtlinien. Verlangt werden:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer
- Ausgangspunkt und Ziel
- Zweck der Fahrt
- die Person, die gefahren ist
Für die Praxis heißt das: Ein Eintrag „Kundenbesuch, 80 km” genügt nicht. Ausgangspunkt, Ziel und Zweck gehören konkret hinein, sonst fehlt die verlässliche Beurteilbarkeit, auf die die Verordnung abstellt.
Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig - die Verordnung schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann. Eine Tabellenkalkulation, in der man Monate später Zeilen überschreibt, erfüllt das nicht; eine App mit protokollierter Änderungshistorie schon.
Der Sachbezug beim Dienstwagen
Wer Mitarbeitern ein Fahrzeug auch privat überlässt, muss einen Sachbezug ansetzen. Hier liegt eine Falle, die derzeit fast überall zu finden ist.
Der reduzierte Satz greift bis zu einem CO2-Wert von 126 Gramm pro Kilometer. Verbreitet steht dazu, dieser Grenzwert sinke jedes Jahr um drei Gramm. Das stimmt für 2026 nicht: Die Absenkung war in der Verordnung ausdrücklich „bis zum Kalenderjahr 2025” befristet. Ab 2026 bleibt es bei 126 Gramm, solange nichts Neues beschlossen wird.
Nur an dieser Stelle - der Sachbezugsbewertung - verlangt die Verordnung übrigens ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch ohne Alternative. Wer den halben Sachbezug wegen geringer Privatnutzung ansetzen will, kommt daran nicht vorbei.
Für Elektrofahrzeuge gelten eigene Regeln; ihre Behandlung im Vorsteuerabzug steht auf der Seite zur Umsatzsteuer.
Was das für die Buchhaltung heißt
Die Fahrtaufzeichnungen sind Teil der Aufzeichnungen im Sinn der Bundesabgabenordnung und damit sieben Jahre aufzubewahren.
Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner gilt: Das Kilometergeld ist Betriebsausgabe im Jahr der Fahrt, nicht im Jahr einer allfälligen Erstattung. Wie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Übrigen funktioniert, steht auf der eigenen Seite dazu.
Quellen
- Kilometergeldverordnung im RIS mit den Nachweispflichten in Paragraf 2 und der Betriebsvermögens-Regel in Paragraf 4, abgerufen 18.08.2026
- Paragraf 10 Reisegebührenvorschrift 1955 mit den Kilometergeldsätzen, auf die die Kilometergeldverordnung verweist
- Paragraf 126 Bundesabgabenordnung zur allgemeinen Aufzeichnungspflicht
- Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur siebenjährigen Aufbewahrung
- Sachbezugswerteverordnung im RIS zum CO2-Grenzwert und zum lückenlosen Fahrtenbuch
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als Selbstständiger ein Fahrtenbuch führen?
Eine allgemeine Fahrtenbuchpflicht gibt es nicht. Die Kilometergeldverordnung verlangt den Nachweis „mittels eines Fahrtenbuches oder durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen“. Zwingend ohne Alternative ist das Fahrtenbuch nur bei der Sachbezugsbewertung für Dienstnehmer.
Wie hoch ist das Kilometergeld?
0,50 Euro je Kilometer für PKW und Kombi, 0,25 Euro für Motorrad, Motorfahrrad und Fahrrad, dazu 0,15 Euro je mitbeförderter Person. Die Sätze für Motorrad und Fahrrad wurden mit 1. Juli 2025 von 0,50 auf 0,25 Euro halbiert.
Wie viele Kilometer kann ich höchstens absetzen?
30.000 Kilometer im Wirtschaftsjahr. Wer mehr betrieblich fährt, kann für die übersteigenden Kilometer kein Kilometergeld ansetzen und sollte die tatsächlichen Kosten rechnen.
Gibt es eine 30-Prozent-Regel beim Firmenauto?
Nein, das ist eine Verwechslung. Maßgeblich ist das Überwiegen: Ab mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Die Zahl 30 kommt im Kfz-Bereich nur als Höchstsatz der degressiven Abschreibung und als Kilometerobergrenze vor.
Kann ich Kilometergeld für ein Firmenfahrzeug ansetzen?
Nein. Die Verordnung sagt ausdrücklich, der Ansatz von Kilometergeldern sei „nur für Fahrzeuge zulässig, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind“. Beim Betriebsfahrzeug rechnen Sie die tatsächlichen Kosten ab.
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Seit 2025 stehen die Pflichtangaben erstmals in einer Verordnung statt nur in Richtlinien: Datum, Kilometerstand oder Anzahl der gefahrenen Kilometer, Ausgangspunkt und Ziel, Zweck der Fahrt und die Person, die gefahren ist.
Wie hoch ist der Sachbezug für den Firmenwagen 2026?
Der reduzierte Satz greift bis 126 Gramm CO2 pro Kilometer. Anders als oft geschrieben sinkt dieser Grenzwert 2026 nicht weiter - die jährliche Absenkung um drei Gramm war ausdrücklich bis zum Kalenderjahr 2025 befristet.