Honorarnote: Was drauf muss und wo sie sich von der Rechnung unterscheidet

„Honorarnote” klingt nach einem eigenen Dokumententyp mit eigenen Regeln. Das ist sie nicht.

Das Umsatzsteuergesetz stellt klar: Als Rechnung gilt „jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird”. Ob oben Rechnung, Honorarnote oder Faktura steht, ändert nichts an den Pflichten.

Wie randständig der Begriff rechtlich ist, zeigt eine Volltextsuche im Bundesrecht: Genau sieben Fundstellen, verteilt über sechs Rechtsakte - Rechtsanwaltstarif, Arbeitslosenversicherung, Karenzgeldgesetz, Tierärztegesetz, Abschlussprüfer-Aufsichtsgesetz und eine Prüfungsordnung, die ihn an zwei Stellen nennt. Durchwegs beiläufige Erwähnungen. Eine Definition gibt es an keiner Stelle.

Was die Honorarnote von der Handwerkerrechnung unterscheidet, sind also nicht eigene Formvorschriften, sondern zwei Eigenheiten der Freiberuflichkeit: die Besteuerung nach Zahlungseingang und die Frage, ob überhaupt Umsatzsteuer anfällt.

Die Pflichtangaben

Für eine Vollrechnung verlangt das Gesetz:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Empfängers
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Tag oder Zeitraum der Leistung
Entgelt und der darauf entfallende Steuersatz
der Steuerbetrag
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende Nummer
die UID-Nummer des Ausstellers

Die UID des Empfängers kommt erst ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro dazu. Darunter braucht sie nur, wer im Reverse-Charge-Verfahren abrechnet.

Wann es einfacher geht

Zwei Fälle erlauben eine vereinfachte Rechnung mit deutlich weniger Angaben - insbesondere ohne fortlaufende Nummer und ohne UID:

Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro Gesamtbetrag, brutto gerechnet
Rechnungen von Kleinunternehmern, und zwar seit 2025 betragsunabhängig

Der zweite Punkt ist neu. Wer unter der Kleinunternehmergrenze bleibt, darf die vereinfachte Form auch für eine Honorarnote über 3.000 Euro verwenden.

Eine Einschränkung dazu, die in der Praxis greift: Wird bar kassiert, gilt zusätzlich die Belegerteilungspflicht der Bundesabgabenordnung - und die verlangt eine fortlaufende Nummer unabhängig davon, was das Umsatzsteuerrecht erlaubt. Wer bar abrechnet, nummeriert also besser durchgehend.

Die zwei echten Besonderheiten für Freiberufler

Die Umsatzsteuer wird erst mit der Zahlung fällig. Freiberufler versteuern grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten und treten damit nicht für offene Honorarnoten in Vorlage. Festgenagelt ist das nicht: Auf Antrag hat das Finanzamt die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten zu gestatten.

Das hat eine Kehrseite, die selten dazugesagt wird: Auch die Vorsteuer darf erst nach Bezahlung der Eingangsrechnung gezogen werden.

Manche Berufe stellen gar keine Umsatzsteuer in Rechnung. Ärztinnen, Zahnärzte, Psychotherapeutinnen und weitere Heilberufe sind unecht befreit. Unecht heißt: keine Umsatzsteuer auf der Honorarnote, aber auch kein Vorsteuerabzug. Wer in diese Gruppe fällt, weist auf der Honorarnote die Befreiung aus und keinen Steuersatz.

Wenn die Honorarnote fehlerhaft ist

Fehlt eine Pflichtangabe, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug - nicht der Aussteller. Das ist der Grund, warum Auftraggeber Rechnungen zurückschicken.

Berichtigen lässt sich das. Aber: Nach Ansicht der Finanzverwaltung wirkt die Berichtigung nicht zurück. Der Vorsteuerabzug steht erst in dem Zeitraum zu, in dem die berichtigte Rechnung vorliegt. Bei einer Prüfung kann das eine Zinsbelastung auslösen, auch wenn am Ende alles korrekt ist.

Zwei Fehler auf der eigenen Seite kosten dagegen direkt Geld:

Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen: Sie wird geschuldet, kann aber berichtigt werden.
Umsatzsteuer ausgewiesen, ohne dazu berechtigt zu sein - etwa als Kleinunternehmer ohne Verzicht: Auch diese Steuer wird geschuldet. Hier ist die Berichtigung enger begrenzt.

Der zweite Fall ist der häufigste Anfängerfehler bei Kleinunternehmern.

Aufbewahrung

Rechnungen sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung erfolgte. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist - eine gescannte PDF genügt also, ein nachträglich bearbeitbares Textdokument nicht.

Bei Grundstücken verlängert sich die Frist erheblich, auf 22 Jahre.

Was auf keiner Honorarnote fehlen sollte, obwohl es keine Pflicht ist

Drei Angaben verlangt das Steuerrecht nicht, sie ersparen aber Rückfragen und beschleunigen die Zahlung:

Bankverbindung mit IBAN
Zahlungsziel mit konkretem Datum statt „14 Tage netto”
Leistungsbeschreibung mit Bezug zum Auftrag oder zur Bestellnummer des Kunden

Was bei Zahlungsverzug gilt und welche Verzugszinsen Sie ansetzen dürfen, steht auf der Seite zu den Verzugszinsen. Die allgemeinen Regeln zur Rechnung finden sich auf der Seite zum Rechnung schreiben.

Quellen

Paragraf 11 Umsatzsteuergesetz 1994 im RIS mit den Pflichtangaben, der 400-Euro-Grenze und der Kleinunternehmerregelung in Absatz 6, abgerufen 18.08.2026
Paragraf 6 Umsatzsteuergesetz zur unechten Befreiung der Heilberufe
Paragraf 17 Umsatzsteuergesetz zur zwingenden Istbesteuerung freiberuflicher Einkünfte
Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur siebenjährigen Aufbewahrungsfrist
Paragraf 132a Bundesabgabenordnung zur Belegerteilungspflicht bei Barzahlung

Häufig gestellte Fragen

Ist die Honorarnote etwas anderes als eine Rechnung?

Rechtlich nicht. Das Umsatzsteuergesetz sagt, als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet - gleichgültig, wie sie im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Der Begriff Honorarnote kommt im österreichischen Bundesrecht nur an sieben Stellen in sechs Rechtsakten vor, und keine davon definiert ihn.

Welche Angaben muss eine Honorarnote enthalten?

Dieselben wie jede Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID des Ausstellers.

Ab wann brauche ich die UID des Empfängers?

Ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro. Darunter genügt die eigene UID; die des Empfängers ist nur bei Reverse-Charge-Fällen erforderlich.

Muss eine Honorarnote fortlaufend nummeriert sein?

Bei einer Vollrechnung ja. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro und bei Rechnungen von Kleinunternehmern nicht - dort verlangt das Gesetz die Nummer nicht. Wird bar kassiert, greift aber die Belegerteilungspflicht der Bundesabgabenordnung, und die verlangt eine fortlaufende Nummer.

Wann darf ich eine vereinfachte Rechnung ausstellen?

Wenn der Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt - oder wenn Sie Kleinunternehmer sind. Seit 2025 gilt die Vereinfachung für Kleinunternehmer betragsunabhängig, also auch über 400 Euro.

Wann muss ich die Umsatzsteuer abführen?

Freiberufler versteuern grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten. Die Steuer wird also erst fällig, wenn der Kunde zahlt - nicht schon mit dem Ausstellen der Honorarnote. Wer es anders will, kann beim Finanzamt die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten beantragen.

Was passiert bei einer fehlerhaften Honorarnote?

Der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Berichtigung wirkt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht zurück - der Abzug steht erst im Zeitraum der Berichtigung zu. Wer zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie, kann sie aber berichtigen.