Honorarnote: Was drauf muss und wo sie sich von der Rechnung unterscheidet
Honorarnote ist kein Rechtsbegriff - es gilt dasselbe Recht wie für jede Rechnung. Welche Angaben Pflicht sind und wann die Nummerierung entfällt.
„Honorarnote” klingt nach einem eigenen Dokumententyp mit eigenen Regeln. Das ist sie nicht.
Das Umsatzsteuergesetz stellt klar: Als Rechnung gilt „jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird”. Ob oben Rechnung, Honorarnote oder Faktura steht, ändert nichts an den Pflichten.
Im Bundesrecht taucht der Begriff nur beiläufig auf, etwa im Rechtsanwaltstarif, im Tierärztegesetz oder im Abschlussprüfer-Aufsichtsgesetz. Eine Definition gibt es an keiner Stelle.
Was die Honorarnote von der Handwerkerrechnung unterscheidet, sind also nicht eigene Formvorschriften, sondern zwei Eigenheiten der Freiberuflichkeit: die Besteuerung nach Zahlungseingang und die Frage, ob überhaupt Umsatzsteuer anfällt.
Eckdaten Honorarnote
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Rechtliche Einordnung | Rechnung nach § 11 UStG, Bezeichnung egal |
| UID des Empfängers | ab mehr als 10.000 Euro |
| Vereinfachte Rechnung | bis 400 Euro brutto oder als Kleinunternehmer |
| Umsatzsteuer bei Freiberuflern | fällig mit Zahlungseingang (Istbesteuerung) |
| Heilberufe | unecht befreit, keine Umsatzsteuer, kein Vorsteuerabzug |
| Aufbewahrung | sieben Jahre |
Stand 15. Oktober 2026, laut § 11 und § 17 UStG.
Pflichtangaben
Für eine Vollrechnung verlangt das Gesetz:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Leistung
- Entgelt und der darauf entfallende Steuersatz
- der Steuerbetrag
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Nummer
- die UID-Nummer des Ausstellers
Die UID des Empfängers kommt erst ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro dazu. Darunter braucht sie nur, wer im Reverse-Charge-Verfahren abrechnet.
Vereinfachte Honorarnote
Eine vereinfachte Rechnung ohne fortlaufende Nummer und ohne UID ist bei Beträgen bis 400 Euro brutto möglich - und für Freiberufler unter der Kleinunternehmergrenze seit 2025 unabhängig vom Betrag, also auch für eine Honorarnote über 3.000 Euro. Wer bar kassiert, braucht wegen der Belegerteilungspflicht trotzdem eine fortlaufende Nummer. Die Einzelheiten stehen beim Rechnung schreiben.
Istbesteuerung und unechte Befreiung
Die Umsatzsteuer wird erst mit der Zahlung fällig. Freiberufler versteuern grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten und treten damit nicht für offene Honorarnoten in Vorlage. Festgenagelt ist das nicht: Auf Antrag hat das Finanzamt die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten zu gestatten.
Das hat eine Kehrseite: Auch die Vorsteuer darf erst nach Bezahlung der Eingangsrechnung gezogen werden.
Manche Berufe stellen gar keine Umsatzsteuer in Rechnung. Ärztinnen, Zahnärzte, Psychotherapeutinnen und weitere Heilberufe sind unecht befreit. Unecht heißt: keine Umsatzsteuer auf der Honorarnote, aber auch kein Vorsteuerabzug. Wer in diese Gruppe fällt, weist auf der Honorarnote die Befreiung aus und keinen Steuersatz.
Fehlerhafte Honorarnote
Fehlt eine Pflichtangabe, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug - nicht der Aussteller. Deshalb schicken Auftraggeber fehlerhafte Honorarnoten zurück. Für Freiberufler unter der Kleinunternehmergrenze ist der teuerste Fehler der Ausweis von Umsatzsteuer ohne Verzicht auf die Befreiung: Die ausgewiesene Steuer wird geschuldet. Berichtigung, Steuerschuld kraft Rechnungslegung und Aufbewahrung sind beim Rechnung schreiben beschrieben.
Freiwillige Angaben auf der Honorarnote
Drei Angaben verlangt das Steuerrecht nicht, sie ersparen aber Rückfragen und beschleunigen die Zahlung:
- Bankverbindung mit IBAN
- Zahlungsziel mit konkretem Datum statt „14 Tage netto”
- Leistungsbeschreibung mit Bezug zum Auftrag oder zur Bestellnummer des Kunden
Was bei Zahlungsverzug gilt und welche Verzugszinsen Sie ansetzen dürfen, steht auf der Seite zu den Verzugszinsen. Die allgemeinen Regeln zur Rechnung finden sich auf der Seite zum Rechnung schreiben.
Quellen
- Paragraf 11 Umsatzsteuergesetz 1994 im RIS mit den Pflichtangaben, der 400-Euro-Grenze und der Kleinunternehmerregelung in Absatz 6, abgerufen 15.10.2026
- Paragraf 6 Umsatzsteuergesetz zur unechten Befreiung der Heilberufe
- Paragraf 17 Umsatzsteuergesetz zur Istbesteuerung freiberuflicher Leistungen
- Paragraf 132 Bundesabgabenordnung zur siebenjährigen Aufbewahrungsfrist
- Paragraf 132a Bundesabgabenordnung zur Belegerteilungspflicht bei Barzahlung
Häufig gestellte Fragen
Ist die Honorarnote etwas anderes als eine Rechnung?
Rechtlich nicht. Das Umsatzsteuergesetz sagt, als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet - gleichgültig, wie sie im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Der Begriff Honorarnote kommt im österreichischen Bundesrecht nur beiläufig vor, etwa im Rechtsanwaltstarif und im Tierärztegesetz, und wird nirgends definiert.
Welche Angaben muss eine Honorarnote enthalten?
Dieselben wie jede Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID des Ausstellers.
Ab wann brauche ich die UID des Empfängers?
Ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro. Darunter genügt die eigene UID; die des Empfängers ist nur bei Reverse-Charge-Fällen erforderlich.
Muss eine Honorarnote fortlaufend nummeriert sein?
Bei einer Vollrechnung ja. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro und bei Rechnungen von Kleinunternehmern nicht - dort verlangt das Gesetz die Nummer nicht. Wird bar kassiert, greift aber die Belegerteilungspflicht der Bundesabgabenordnung, und die verlangt eine fortlaufende Nummer.
Wann darf ich eine vereinfachte Rechnung ausstellen?
Wenn der Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt - oder wenn Sie Kleinunternehmer sind. Seit 2025 gilt die Vereinfachung für Kleinunternehmer betragsunabhängig, also auch über 400 Euro.
Wann muss ich die Umsatzsteuer abführen?
Freiberufler versteuern grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten. Die Steuer wird also erst fällig, wenn der Kunde zahlt - nicht schon mit dem Ausstellen der Honorarnote. Wer es anders will, kann beim Finanzamt die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten beantragen.
Was passiert bei einer fehlerhaften Honorarnote?
Der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Berichtigung wirkt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht zurück - der Abzug steht erst im Zeitraum der Berichtigung zu. Wer zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie, kann sie aber berichtigen.
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