Lohnverrechnung in Österreich 2026 — Der komplette Ratgeber

Die Lohnverrechnung gehört zu den komplexesten und gleichzeitig wichtigsten Aufgaben für jeden Arbeitgeber in Österreich. Ob Einzelunternehmer mit dem ersten Mitarbeiter oder mittelständisches Unternehmen mit hundert Angestellten — die korrekte Berechnung von Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuer und Lohnnebenkosten ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch entscheidend für das Vertrauen der Mitarbeiter.

Was ist die Lohnverrechnung?

Die Lohnverrechnung (auch Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung) umfasst die gesamte Berechnung und Abwicklung der Bezüge von Arbeitnehmern. Dazu gehören:

Berechnung des Bruttoentgelts (Grundgehalt, Überstunden, Zulagen, Prämien)
Abzug der Sozialversicherungsbeiträge (Dienstnehmeranteil)
Berechnung und Abfuhr der Lohnsteuer
Berechnung der Lohnnebenkosten (Dienstgeberanteil SV, DB, DZ, KommSt)
Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltszettel
Meldungen an die Sozialversicherung (monatliche Beitragsgrundlagenmeldung)
Jahresmeldungen (Lohnzettel L16, Jahreslohnkonto)

Pflichten des Arbeitgebers

Anmeldung von Dienstnehmern

Jeder Arbeitgeber muss seine Dienstnehmer vor Arbeitsantritt bei der zuständigen Gebietskrankenkasse (Österreichische Gesundheitskasse — ÖGK) anmelden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über die ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern).

Fristen für die Anmeldung:

Vor Arbeitsantritt: Mindestens vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn muss die Anmeldung erfolgen
Vollständige Anmeldung: Innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn müssen alle Daten vollständig übermittelt werden

Bei verspäteter Anmeldung drohen empfindliche Strafen (bis zu 5.000 Euro pro Fall bei erstmaliger Verletzung, bis zu 10.000 Euro im Wiederholungsfall).

Führung von Lohnkonten

Für jeden Dienstnehmer ist ein Lohnkonto zu führen, in dem sämtliche lohnrelevanten Daten festgehalten werden:

Persönliche Daten des Dienstnehmers
Bruttobezüge (monatlich und kumuliert)
Sozialversicherungsbeiträge
Lohnsteuer
Sonstige Bezüge (13. und 14. Gehalt)
Sachbezüge
Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand)

Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM)

Seit der Umstellung auf die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung müssen Arbeitgeber die SV-Beitragsgrundlagen monatlich an die ÖGK übermitteln. Diese Meldung ersetzt die frühere Jahresmeldung und enthält:

Beitragsgrundlage je Dienstnehmer
Aufschlüsselung in laufende Bezüge und Sonderzahlungen
Beitragsgruppe und Versicherungskategorie

Lohnzettel (L16)

Der Lohnzettel L16 muss bis Ende Februar des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Er enthält eine Zusammenfassung aller lohnsteuerlich relevanten Daten des abgelaufenen Kalenderjahres.

Brutto-Netto-Berechnung

Vom Brutto zum Netto

Die Berechnung des Nettogehalts erfolgt in mehreren Schritten:

Schritt 1: Bruttobezug ermitteln

Grundgehalt gemäss Dienstvertrag/Kollektivvertrag
Plus: Überstundenzuschläge
Plus: Zulagen (SEG-Zulage, Erschwernis-, Gefahrenzulage)
Plus: Sachbezüge (Firmenwagen, Dienstwohnung)
Plus: sonstige Bezüge (Prämien, Provisionen)

Schritt 2: Sozialversicherung (Dienstnehmeranteil) abziehen

Beitragsart	Dienstnehmeranteil 2026
Krankenversicherung	3,87 %
Pensionsversicherung	10,25 %
Arbeitslosenversicherung	3,00 %
Gesamt	18,12 % (bei laufenden Bezügen, Arbeiter)

Hinweis: Für Angestellte gelten grundsätzlich die gleichen Sätze. Die Unfallversicherung (1,1 %) wird ausschliesslich vom Dienstgeber getragen.

Bei geringem Einkommen gelten reduzierte Sätze: Wer monatlich unter der Geringfügigkeitsgrenze (2026: ca. 539 Euro) verdient, ist von der Vollversicherung ausgenommen (nur Unfallversicherung).

Schritt 3: Lohnsteuer berechnen

Die Lohnsteuer wird vom Bruttobezug nach Abzug der Sozialversicherung (= Bemessungsgrundlage) berechnet. Es gilt der progressive Einkommensteuertarif:

Monatliche Bemessungsgrundlage	Steuersatz
bis 1.109 Euro	0 %
1.109 bis 1.801 Euro	20 %
1.801 bis 2.986 Euro	30 %
2.986 bis 5.764 Euro	40 %
5.764 bis 8.589 Euro	48 %
über 8.589 Euro	50 %

Schritt 4: Absetzbeträge berücksichtigen

Verschiedene Absetzbeträge reduzieren die Lohnsteuer:

Verkehrsabsetzbetrag: 496 Euro pro Jahr (automatisch bei Lohnverrechnung)
Zuschlag zum Verkehrsabsetzbetrag: 752 Euro bei Einkommen bis 16.832 Euro
Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag: 572 bis 774 Euro je nach Kinderzahl
Familienbonus Plus: bis zu 2.000 Euro pro Kind (bis 18 Jahre), 700 Euro (18-24 Jahre)
Pendlereuro: je nach Entfernung
SV-Rückerstattung / SV-Bonus: bei geringem Einkommen

Schritt 5: Nettobezug

Nettobezug = Bruttobezug - SV-Dienstnehmeranteil - Lohnsteuer + Absetzbeträge

Rechenbeispiel 2026

Ein Angestellter verdient 3.500 Euro brutto pro Monat:

Bruttobezug: 3.500,00 Euro
SV-Dienstnehmeranteil (18,12 %): -634,20 Euro
Bemessungsgrundlage Lohnsteuer: 2.865,80 Euro
Lohnsteuer (inkl. Absetzbeträge): ca. -445,00 Euro
Nettobezug: ca. 2.420,80 Euro

Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber

Neben dem Bruttolohn muss der Arbeitgeber erhebliche Lohnnebenkosten tragen:

Sozialversicherung (Dienstgeberanteil)

Beitragsart	Dienstgeberanteil 2026
Krankenversicherung	3,78 %
Pensionsversicherung	12,55 %
Arbeitslosenversicherung	3,00 %
Unfallversicherung	1,10 %
Gesamt	21,43 % (Arbeiter) / 21,23 % (Angestellte)

Weitere Lohnnebenkosten

Abgabe	Satz 2026
Dienstgeberbeitrag (DB) zum FLAF	3,70 %
Zuschlag zum DB (DZ)	0,32 % bis 0,42 % (je nach Bundesland)
Kommunalsteuer (KommSt)	3,00 %
Mitarbeitervorsorgekasse (MV-Kasse / “Abfertigung Neu”)	1,53 %
Wiener Dienstgeberabgabe (nur Wien)	2 Euro pro Woche

Gesamtbelastung

Die gesamten Lohnnebenkosten betragen in Summe rund 29 bis 31 % des Bruttolohns. Bei einem Bruttogehalt von 3.500 Euro liegen die zusätzlichen Arbeitgeberkosten bei etwa 1.015 bis 1.085 Euro pro Monat.

Sonderzahlungen: 13. und 14. Gehalt

In Österreich haben Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderzahlungen (Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld), die in der Regel jeweils einem Bruttomonatsgehalt entsprechen. Diese sind im jeweiligen Kollektivvertrag oder Dienstvertrag geregelt.

Steuerliche Begünstigung

Sonderzahlungen geniessen eine steuerliche Begünstigung: Sie werden mit einem festen Steuersatz von 6 % besteuert (statt dem progressiven Tarif), sofern sie ein Sechstel der laufenden Jahresbezüge nicht übersteigen. Die ersten 620 Euro (Freibetrag) bleiben sogar steuerfrei.

SV-Beiträge auf Sonderzahlungen

Auf Sonderzahlungen fallen ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge an, allerdings mit einem reduzierten Dienstnehmerbeitrag (kein AV-Beitrag auf Sonderzahlungen, reduzierter SV-Satz von ca. 17,12 %).

Lohnverrechnung selbst machen oder auslagern?

Selbst machen

Vorteile:

Kostenersparnis (keine Steuerberaterhonorare)
Direkte Kontrolle und schnelle Anpassungen
Kenntnis der eigenen Zahlen

Nachteile:

Hohe Komplexität (Kollektivverträge, Sonderregelungen, Gesetzesänderungen)
Fehlerrisiko mit empfindlichen Konsequenzen (Strafen, Nachzahlungen)
Zeitaufwand für Weiterbildung

An Steuerberater auslagern

Vorteile:

Professionelle und rechtssichere Abwicklung
Aktuelle Kenntnisse über Gesetzesänderungen
Haftungsübernahme bei Fehlern
Zeitersparnis

Nachteile:

Kosten (ca. 25 bis 80 Euro pro Dienstnehmer und Monat)
Abhängigkeit von externem Dienstleister

Lohnverrechnungssoftware

Wer die Lohnverrechnung selbst machen möchte, benötigt professionelle Software:

BMD NTCS: Marktführer in Österreich, umfassende Lohnverrechnungslösung
DATEV: Weitverbreitete Lösung, besonders bei Steuerberatern
FreeFinance: Cloud-Lösung für Kleinunternehmer mit Lohnverrechnungsmodul
Sage DPW: Professionelle Personalverrechnungssoftware
Infoniqa ONE: Cloudbasierte HR- und Lohnverrechnungslösung

Besonderheiten der Lohnverrechnung 2026

Neue Werte und Grenzen

Folgende Werte wurden für 2026 angepasst:

Geringfügigkeitsgrenze: ca. 539 Euro pro Monat
Höchstbeitragsgrundlage SV: 6.930 Euro pro Monat
Höchstbeitragsgrundlage Sonderzahlungen: 13.860 Euro pro Jahr
Familienbonus Plus: bis zu 2.000 Euro pro Kind und Jahr
Sachbezug Firmenwagen (CO2-Wert): Grenzwerte für 2026 beachten

Digitalisierung und Automatisierung

2026 setzt sich der Trend zur Digitalisierung der Lohnverrechnung fort:

Elektronische Lohnzettel: Zunehmende Verbreitung digitaler Gehaltszettel
ELDA-Meldungen: Vollelektronische Abwicklung der SV-Meldungen
Cloud-Lösungen: Immer mehr Unternehmen nutzen cloudbasierte Lohnverrechnungssoftware
Automatisierung: Automatische Berechnung von KV-Erhöhungen und gesetzlichen Änderungen

Häufige Fehler in der Lohnverrechnung

Fehler 1: Falsche Einstufung im Kollektivvertrag

Die korrekte Einstufung im anwendbaren Kollektivvertrag ist entscheidend. Falsche Verwendungsgruppen oder Dienstjahre führen zu Unter- oder Überzahlung.

Fehler 2: Überstunden falsch berechnet

Überstunden müssen mit dem korrekten Zuschlag (50 % oder 100 %) abgerechnet werden. Auch die Unterscheidung zwischen Mehr- und Überstunden sowie die All-in-Vereinbarung erfordert Aufmerksamkeit.

Fehler 3: Sachbezüge vergessen

Sachbezüge (Firmenwagen, Dienstwohnung, vergünstigte Mahlzeiten) müssen korrekt bewertet und in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden.

Fehler 4: Abwesenheiten falsch abgerechnet

Krankenstand, Urlaub, Pflegeurlaub und Karenz haben jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf die Lohnverrechnung und die SV-Meldungen.

Fehler 5: Fristen versäumt

Verspätete SV-Meldungen, verspätete Lohnsteuerabfuhr oder verspätete Lohnzettel-Übermittlung können zu Säumniszuschlägen und Strafen führen.

Die Lohnverrechnung in Österreich ist komplex und erfordert fundiertes Fachwissen. Arbeitgeber müssen zahlreiche gesetzliche Vorschriften beachten, von der korrekten Anmeldung bei der ÖGK über die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung bis zur Jahreslohnzettelübermittlung. Die Lohnnebenkosten von rund 30 % machen einen erheblichen Teil der Personalkosten aus. Wer die Lohnverrechnung nicht an einen Steuerberater auslagern möchte, sollte in professionelle Software investieren und sich regelmässig über Gesetzesänderungen informieren. Die Digitalisierung erleichtert 2026 vieles, ersetzt aber nicht das notwendige Fachwissen.

Weiterführende Artikel

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch sind die Lohnnebenkosten in Österreich?

Die Lohnnebenkosten liegen bei rund 30 % des Bruttolohns inklusive Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag, DZ und Kommunalsteuer.

Kann man die Lohnverrechnung selbst machen?

Grundsätzlich ja, aber wegen der Komplexität lagern die meisten Unternehmen die Lohnverrechnung an Steuerberater oder spezialisierte Lohnbüros aus.