Lohnverrechnung: Was ein Mitarbeiter wirklich kostet
Auf das Bruttoentgelt kommen rund 29,5 Prozent Dienstgeberabgaben. Welche Positionen das sind, welche Fristen laufen und wo Strafen sich addieren.
Wer den ersten Mitarbeiter einstellt, rechnet meist mit dem Bruttogehalt und wird von der zweiten Hälfte der Rechnung überrascht. Auf das Bruttoentgelt kommen rund 29,5 Prozent Dienstgeberabgaben. Ein Gehalt von 3.000 Euro kostet den Betrieb also knapp 3.900 Euro - und das ohne Sonderzahlungen.
Die Positionen
| Position | Satz |
|---|---|
| Sozialversicherung, Dienstgeberanteil | 20,98 Prozent |
| Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds | 3,70 Prozent |
| Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag | 0,31 bis 0,40 Prozent, je Bundesland |
| Kommunalsteuer | 3,00 Prozent |
| Betriebliche Vorsorge | 1,53 Prozent |
| Summe | rund 29,5 Prozent |
Drei Punkte dazu, die in Übersichten regelmäßig falsch stehen:
Der Dienstgeberbeitrag sinkt. Er beträgt derzeit 3,70 Prozent und geht ab 2028 auf 2,70 Prozent zurück. Das ist bereits geltendes Recht. Wer eine mehrjährige Personalplanung rechnet, kann damit arbeiten. Achtung bei der Gesetzeslektüre: Der Paragraf nennt eingangs 4,5 Prozent - das ist die Stammfassung und gilt nicht.
Der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag ist Landessache und schwankt zwischen 0,31 und 0,40 Prozent. Wer bundesweit rechnet, sollte den Wert seines Bundeslandes einsetzen.
Der Zuschlag nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz von 0,10 Prozent trägt der Dienstgeber, nicht der Dienstnehmer. Er steckt bereits in den 20,98 Prozent. Verbreitete Zusammenfassungen ordnen ihn der falschen Seite zu - das verschiebt beide Spaltensummen.
Zum Vergleich mit anderen Vertragsformen und den Folgen einer Fehleinstufung siehe die Seite zu Werkvertrag und Dienstvertrag.
Die Geringfügigkeitsgrenze
Sie liegt 2026 bei 551,10 Euro im Monat - unverändert gegenüber 2025.
Das ist kein Übertragungsfehler, sondern gesetzlich angeordnet: Eine Schlussbestimmung setzt die Aufwertung für 2026 aus. Bemerkenswert ist dabei, dass der Paragrafentext selbst weiterhin einen älteren, niedrigeren Betrag nennt - wer nur ihn liest, rechnet falsch. Es ist dieselbe Konstruktion, die auch bei der Versicherungsgrenze der Neuen Selbständigen greift, siehe die Seite zu den SVS-Beiträgen.
Unterhalb dieser Grenze ist der Dienstnehmer nur unfallversichert. Für den Dienstgeber fällt bei mehreren geringfügig Beschäftigten allerdings eine pauschale Abgabe an, sobald die Summe der Entgelte eine bestimmte Schwelle übersteigt.
Die Fristen - und warum Strafen sich addieren
Die Anmeldung erfolgt vor Arbeitsantritt. Nicht am ersten Arbeitstag, nicht am selben Abend. Das ist die Frist, bei der die meisten Verfahren entstehen.
Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung ist bis zum 15. des Folgemonats elektronisch zu übermitteln.
Der Lohnzettel geht elektronisch bis Ende Februar an das Finanzamt; die Papierfrist Ende Jänner ist die frühere und betrifft nur den Ausnahmefall.
Der teure Teil ist, dass die Sanktionen nebeneinander anfallen und nicht alternativ:
- eine Verwaltungsstrafe von 730 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall von 2.180 bis 5.000 Euro
- ein Beitragszuschlag je betroffener Person
- ein weiterer Zuschlag für den Prüfeinsatz
Bei einer einzigen verspäteten Anmeldung summiert sich das bereits vierstellig - unabhängig von der nachzuzahlenden Beitragsschuld.
Sonderzahlungen und das Jahressechstel
Urlaubs- und Weihnachtsgeld werden begünstigt besteuert, aber nur innerhalb des Jahressechstels.
Die Systematik in Kurzform:
- Bis zu einer Freigrenze von 2.615 Euro bleibt das gesamte Jahressechstel steuerfrei
- Darüber greifen gestaffelte Sätze, beginnend bei sechs Prozent
- Es gibt zusätzlich einen Freibetrag von 620 Euro
Sozialversicherungsbeiträge fallen auf Sonderzahlungen dagegen regulär an - die Begünstigung betrifft nur die Lohnsteuer.
Selbst machen oder auslagern
Die Lohnverrechnung ist der Bereich mit dem schlechtesten Verhältnis von Aufwand zu Risiko: viele Fristen, kollektivvertragliche Einstufungen, laufende Änderungen - und Strafen, die je Person anfallen.
Für Betriebe mit wenigen Mitarbeitern ist die Auslagerung an eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro deshalb meist die günstigere Rechnung, sobald man die eigene Zeit einpreist. Wer es selbst macht, braucht mindestens eine Software mit aktuellem Kollektivvertragsstand - eine Tabelle genügt hier nicht.
Quellen
- Paragraf 51 ASVG im RIS zu den Beitragssätzen der Sozialversicherung, abgerufen 18.08.2026
- Paragraf 33 ASVG zur Anmeldung vor Arbeitsantritt und Paragraf 34 zur monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung
- Paragraf 111 ASVG mit den Verwaltungsstrafen und Paragraf 113 mit den Beitragszuschlägen
- Paragraf 41 Familienlastenausgleichsgesetz zum Dienstgeberbeitrag und zur Absenkung ab 2028
- Paragraf 67 Einkommensteuergesetz zur Besteuerung der Sonderzahlungen und zum Jahressechstel
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Mitarbeiter zusätzlich zum Bruttogehalt?
Rund 29,5 Prozent. Die größte Position ist der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung mit 20,98 Prozent, dazu kommen Dienstgeberbeitrag, Zuschlag, Kommunalsteuer und betriebliche Vorsorge.
Wie hoch ist die Geringfügigkeitsgrenze 2026?
551,10 Euro im Monat, unverändert gegenüber 2025. Sie wurde per Gesetz eingefroren - der Paragrafentext selbst nennt weiterhin einen älteren Betrag, der durch die Schlussbestimmung überlagert wird.
Wann muss ich einen Dienstnehmer anmelden?
Vor Arbeitsantritt, nicht am ersten Arbeitstag und nicht danach. Eine verspätete Anmeldung löst kumulative Strafen aus: eine Verwaltungsstrafe und zusätzlich Beitragszuschläge je Person.
Bis wann läuft die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung?
Bis zum 15. des Folgemonats. Sie ist elektronisch zu übermitteln.
Was ist das Jahressechstel?
Der Rahmen, innerhalb dessen Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld begünstigt besteuert werden. Bis zu einer Freigrenze von 2.615 Euro bleibt das gesamte Jahressechstel steuerfrei, darüber greifen gestaffelte Sätze ab sechs Prozent.
Sinkt der Dienstgeberbeitrag noch weiter?
Ja. Er beträgt derzeit 3,70 Prozent und sinkt ab 2028 auf 2,70 Prozent. Das ist bereits geltendes Recht und in einer langfristigen Personalplanung berücksichtigbar.
Wer trägt den Zuschlag nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz?
Der Dienstgeber. Er beträgt 0,10 Prozent und ist im Dienstgeberanteil bereits enthalten - verbreitete Übersichten ordnen ihn fälschlich dem Dienstnehmer zu.