Registrierkasse: Wann die Pflicht greift und was sie kostet
Kartenzahlungen zählen als Barumsatz - das übersehen viele. Die Ausnahmegrenze liegt seit 2026 bei 45.000 Euro, nicht mehr bei 30.000.
Zwei Zahlen entscheiden über die Registrierkassenpflicht, und beide müssen zusammenkommen: ein Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und Barumsätze über 7.500 Euro im Jahr. Wer nur eine der beiden Schwellen reißt, braucht keine Kasse.
Der Haken steckt im Wort „bar”. Es bedeutet nicht, was es zu bedeuten scheint - und deshalb sind mehr Betriebe verpflichtet, als es die eigene Kassenlade vermuten lässt.
Kartenzahlung ist Barzahlung
Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Thema, und die Antwort steht nicht in einer Richtlinie, sondern im Gesetz selbst. Paragraf 131b der Bundesabgabenordnung bestimmt:
„Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks, sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine”
Ein Betrieb, der ausschließlich Karte kassiert und nie einen Geldschein sieht, kann damit die 7.500-Euro-Grenze überschreiten. Nicht erfasst ist die klassische Überweisung auf Rechnung.
Was „andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen” genau umfasst, definiert das Gesetz nicht. Für Mobile Payment am Kassenterminal ist die Einordnung damit nicht abschließend geklärt; wer darauf setzt, sollte den Fall mit der Steuerberatung besprechen.
Die Ausnahmen - und die Zahl, die fast überall veraltet ist
Für bestimmte Umsätze sieht die Bundesabgabenordnung Erleichterungen vor. Die bekannteste ist die Kalte-Hände-Regelung für Umsätze im Freien.
Die zugehörige Grenze wurde geändert, und das hat sich noch nicht herumgesprochen: Sie liegt seit 1. Jänner 2026 bei 45.000 Euro, davor waren es 30.000. Paragraf 131 Absatz 4 der Bundesabgabenordnung erlaubt Erleichterungen „für Umsätze bis jeweils 45 000 Euro pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem”. Im aktuellen Gesetzestext kommt der Wert 30.000 nicht mehr vor.
Die neue Grenze gilt für alle vier Fälle:
| Ausnahme | Grenze |
|---|---|
| Umsätze im Freien (Kalte-Hände-Regelung) | 45.000 Euro |
| Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten | 45.000 Euro |
| Buschenschank | 45.000 Euro |
| Kleine Kantinen gemeinnütziger Vereine | 45.000 Euro, zusätzlich höchstens 52 Tage im Jahr |
Eine Verwechslung ist an dieser Stelle verbreitet und teuer: Die Vereinskantine ist nicht das Vereinsfest. Für das kleine Vereinsfest gilt keine Euro-Grenze, sondern eine Zeitgrenze von 72 Stunden im Jahr, gemessen je Katastralgemeinde. Wer die beiden Regelungen vermischt, rechnet mit der falschen Schwelle.
Bei den Hütten kommt hinzu, dass die Abgrenzungsmerkmale - einfache Bauweise, kein Anschluss ans öffentliche Stromnetz - aus der Verwaltungspraxis stammen und nicht im Gesetzeswortlaut stehen.
Die Belegpflicht trifft auch Sie ohne Kasse
Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht werden gern in einen Topf geworfen. Sie sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Auslösern.
Die Belegerteilungspflicht hat keine Umsatzgrenze. Sie knüpft nicht an einen Betrag an, sondern an die Unternehmereigenschaft, und gilt ab dem ersten Barumsatz. Wer 4.000 Euro im Jahr bar einnimmt, braucht keine Kasse - muss aber jedem Kunden einen Beleg geben.
Der Beleg muss den Betrieb bezeichnen, eine fortlaufende Nummer tragen, Tag der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Leistung sowie den Betrag enthalten.
Was sich am 1. Oktober 2026 ändert
Ein Punkt, der jeden Text zu diesem Thema betrifft: Die Bestimmung zur Belegerteilung wird mit 1. Oktober 2026 neu gefasst. Künftig soll der Beleg elektronisch bereitgestellt und vor Ort auslesbar sein können, ein Papierbeleg wird auf Verlangen ausgegeben.
Bis dahin gilt die bisherige Fassung. Wer jetzt Kassenprozesse plant, sollte den Termin mitdenken, statt im Herbst umzustellen.
Die technischen Pflichten
Steht die Pflicht fest, verlangt die Registrierkassensicherheitsverordnung eine Kette von Maßnahmen. Die drei, die in der Praxis am häufigsten schiefgehen:
Die Registrierung binnen einer Woche. Die Kasse und die Signaturerstellungseinheit sind über FinanzOnline zu registrieren, und zwar innerhalb einer Woche nach Inbetriebnahme.
Die Belegkette. Der Startbeleg wird unmittelbar nach der Inbetriebnahme erstellt und geprüft. Zum Monatsende erzeugt die Kasse einen Monatsbeleg. Der letzte Monatsbeleg des Jahres ist zugleich der Jahresbeleg und muss geprüft werden - über die BMF-App oder über FinanzOnline.
Zur Frist für diese Prüfung ein Hinweis, der selten gemacht wird: Die Verordnung verlangt sie „unmittelbar”. Die vielzitierte Frist bis 15. Februar steht nicht in der Verordnung, sondern stammt aus einem Erlass des Finanzministeriums. Sie ist also Verwaltungspraxis, keine Verordnungsfrist - man sollte sich nicht darauf verlassen, dass sie in jedem Prüfungsfall gleich ausgelegt wird.
Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls. Das Protokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern. Diese Pflicht wird regelmäßig übersehen, weil sie zwischen zwei Jahresbelegen liegt und keine sichtbare Handlung erzwingt.
Fällt die Kasse aus, ist der Ausfall zu dokumentieren und zu melden; die Umsätze sind in der Zwischenzeit händisch aufzuzeichnen und nachzuerfassen.
Was bei Verstößen droht
Das Finanzstrafgesetz kennt drei Stufen, und die dritte fehlt in fast jeder Darstellung, weil sie erst 2024 eingeführt wurde:
| Verstoß | Höchststrafe |
|---|---|
| Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten | 5.000 Euro |
| Manipulationssoftware | 25.000 Euro |
| Verfälschte oder falsche Belege | 100.000 Euro |
Ein Detail zur zweiten Stufe: Die Bestimmung wurde mit 1. Jänner 2026 geändert, der Betrag blieb aber bei 25.000 Euro. Die Formulierung „seit 2026 drohen 25.000 Euro” suggeriert eine Verschärfung, die es nicht gegeben hat.
Was eine rechtskonforme Lösung kostet
Vier Kostenarten fallen an: die Kassensoftware, gegebenenfalls Hardware, die Signaturerstellungseinheit und ein laufendes Entgelt für das Zertifikat.
Die Signaturerstellungseinheit ist dabei der Posten, den Gründer am ehesten übersehen. Sie ist Pflicht, sie kostet einmalig und laufend, und ohne sie ist die Kasse nicht rechtskonform - auch wenn die Software einwandfrei läuft.
Sie kommt in zwei Bauformen: als Chipkarte im Kartenleser vor Ort oder als gehostete Signatur beim Dienstleister. Die erste ist in der Anschaffung günstiger, die zweite spart Hardware und Wartung. Preise nennen die Anbieter unterschiedlich transparent; vergleichen Sie Anschaffung, Ausstellungsentgelt und jährliches Serviceentgelt getrennt, sonst vergleichen Sie unterschiedliche Bündel.
Quellen
- Paragraf 131b Bundesabgabenordnung im RIS mit den Schwellen und der Definition der Barzahlung, abgerufen 18.08.2026
- Paragraf 131 Bundesabgabenordnung mit der auf 45.000 Euro angehobenen Ausnahmegrenze
- Handbuch Registrierkassen des Finanzministeriums zu Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg
- Unternehmensserviceportal: Registrierkassen, Stand 01.01.2026
- WKO: Broschüre zur Registrierkassenpflicht, Stand Jänner 2026
- Registrierkassensicherheitsverordnung im RIS zu Startbeleg, Registrierung und Sicherung des Datenerfassungsprotokolls
- Finanzstrafgesetz im RIS mit den drei Strafstufen in den Paragrafen 51, 51a und 51b
- Unternehmensserviceportal zum digitalen Beleg zur Neufassung ab 1. Oktober 2026
Häufig gestellte Fragen
Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Wenn beide Schwellen überschritten sind: ein Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und Barumsätze von mehr als 7.500 Euro im Jahr. Wird nur eine der beiden überschritten, besteht keine Pflicht. Die Grenzen stehen in Paragraf 131b der Bundesabgabenordnung.
Zählt eine Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja, und das steht direkt im Gesetz, nicht bloß in einer Richtlinie: Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen. Wer überwiegend Karte kassiert, kann die 7.500-Euro-Grenze also reißen, ohne je Bargeld angenommen zu haben.
Wie hoch ist die Grenze für die Kalte-Hände-Regelung?
Seit 1. Jänner 2026 bei 45.000 Euro, davor waren es 30.000. Sie gilt für Umsätze im Freien sowie für Alm- und Schutzhütten, Buschenschank und kleine Kantinen. Zahlreiche Ratgeberseiten nennen noch den alten Wert.
Muss ich auch ohne Registrierkasse einen Beleg ausgeben?
Ja. Die Belegerteilungspflicht hat keine Umsatzgrenze und gilt ab dem ersten Barumsatz. Sie ist nicht dasselbe wie die Registrierkassenpflicht und trifft auch Unternehmer, die weit unter den 15.000 Euro liegen.
Welche Fristen gelten für Startbeleg und Jahresbeleg?
Die Kasse ist binnen einer Woche nach Inbetriebnahme über FinanzOnline zu registrieren. Der Jahresbeleg ist der letzte Beleg des Kalenderjahres und muss geprüft werden; die Verordnung verlangt das unmittelbar, die häufig genannte Frist bis 15. Februar ist Verwaltungspraxis und steht nicht in der Verordnung.
Wie hoch sind die Strafen?
Es gibt drei Stufen. Bis zu 5.000 Euro bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten, bis zu 25.000 Euro bei Manipulationssoftware und bis zu 100.000 Euro für verfälschte oder falsche Belege. Die dritte Stufe wurde 2024 eingeführt und fehlt in den meisten Darstellungen.
Muss das Datenerfassungsprotokoll gesichert werden?
Ja, zumindest vierteljährlich auf einem externen, unveränderbaren Datenträger. Diese Pflicht steht in Paragraf 7 der Registrierkassensicherheitsverordnung und wird in der Praxis häufig übersehen.