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Betriebskostenabrechnung: Frist, Belege, Nachzahlung

Bis 30. Juni muss die Abrechnung des Vorjahres liegen, aufgelegt und mit Belegeinsicht. Was die Pauschale darf und wie geprüft wird.

Stand: 03. September 2026 9 Min. Lesezeit

Die Betriebskostenabrechnung hat ein festes Datum: 30. Juni. Bis dahin muss der Vermieter die Betriebskosten und öffentlichen Abgaben des Vorjahres abrechnen, die Abrechnung an geeigneter Stelle im Haus auflegen und den Hauptmietern Einsicht in die Belege geben. So steht es in § 21 Abs. 3 MRG, und daraus folgen die drei Rechte, die Mieter im Streitfall brauchen: Abrechnung, Einsicht, Überprüfung.

Wie im gesamten Betriebskostenrecht gilt auch das nur im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes, also im Wesentlichen im Altbau. Im Neubau richtet sich die Abrechnung nach dem Vertrag.

Die Jahrespauschalverrechnung

Der Regelfall ist die Pauschale. Der Vermieter darf nach § 21 Abs. 3 zu jedem Zinstermin einen gleichbleibenden Teilbetrag anrechnen, der aus dem Gesamtbetrag der Betriebskosten und öffentlichen Abgaben des vorangegangenen Kalenderjahres errechnet wird. Steigen die Kosten zwischenzeitlich, darf dieser Betrag um höchstens zehn Prozent überschritten werden. Wer im laufenden Jahr eine Erhöhung der Vorschreibung um mehr als zehn Prozent erhält, kann sie schon deshalb hinterfragen.

Die Alternative steht in Abs. 4: Verrechnet der Vermieter keine Pauschale, hat der Mieter den auf seinen Mietgegenstand entfallenden Anteil am Monatsersten zu zahlen, aber nur, wenn ihm die Höhe vorher unter Vorlage der Rechnungsbelege nachgewiesen wird. Ohne Pauschale gibt es also keine Zahlung ohne Beleg.

Am Jahresende folgt die Abrechnung, und aus ihr ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachforderung. Beides wird üblicherweise mit der Vorschreibung des übernächsten Monats verrechnet.

Was die Abrechnung enthalten muss

§ 21 verlangt eine Abrechnung über die im Kalenderjahr fällig gewordenen Betriebskosten und öffentlichen Abgaben. Prüfbar wird sie erst durch drei Angaben:

  • die Gesamtkosten je Position, aufgeschlüsselt nach dem Katalog des § 21
  • die Nutzfläche des Hauses und des eigenen Mietgegenstands, denn danach verteilt § 17 die Kosten
  • die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters

Was in den Katalog gehört und was nicht, steht bei den Betriebskosten. Die häufigsten Fehler sind Positionen, die dort nicht vorkommen: Erhaltungsarbeiten, Verwaltungshonorare über dem Pauschalbetrag des § 22, Kosten für Rechtsberatung des Vermieters. Ein zweiter Prüfpunkt ist der Verteilungsschlüssel: Leerstehende Wohnungen zählen bei der Nutzfläche mit, ihr Anteil trifft den Vermieter, nicht die übrigen Mieter.

Der Bundesminister für Justiz kann nach § 21 Abs. 6 durch Verordnung ÖNORMEN bezeichnen, die geeignet sind, das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Abrechnung festzustellen. Eine Formvorschrift für die Abrechnung selbst enthält das Gesetz nicht.

Belegeinsicht

Die Einsicht ist der eigentliche Hebel. Der Vermieter hat sie den Hauptmietern in geeigneter Weise zu gewähren, bei Belegen auf Datenträgern in Form von Ausdrucken. Gemeint sind die Rechnungen selbst, nicht eine Aufstellung. Wer eine Position für überhöht hält, etwa das Verwaltungshonorar oder die Versicherungsprämie, kann nur mit dem Beleg beurteilen, was tatsächlich bezahlt wurde.

Praktisch empfiehlt sich, die Einsicht schriftlich zu verlangen, einen Termin zu vereinbaren und Kopien oder Fotos anzufertigen. Für die Frist zur Überprüfung setzt das Gesetz keine Grenze; wer aber zahlt, ohne zu widersprechen, macht die spätere Rückforderung nicht unmöglich, aber aufwändiger.

Wenn nicht abgerechnet wird

Kommt der Vermieter der Abrechnungspflicht nicht nach, gilt nach § 21 Abs. 5 die Regelung des § 20 Abs. 4: Der Mieter kann die Legung der Abrechnung durchsetzen. § 37 Abs. 1 MRG zählt in Z 11 die Legung der Abrechnungen und in Z 12 die Betriebskosten, Verwaltungsauslagen, Aufwendungen für die Hausbetreuung und besonderen Aufwendungen zu den Angelegenheiten, über die das für Zivilrechtssachen zuständige Bezirksgericht im Außerstreitverfahren entscheidet. Das Verfahren ist kostengünstiger als ein Zivilprozess.

In Gemeinden mit Schlichtungsstelle ist der Antrag nach § 39 zuerst dort einzubringen. Das sind Graz, Innsbruck, Klagenfurt, Leoben, Linz, Neunkirchen, Salzburg, St. Pölten, Stockerau und Wien. Erst danach kann das Gericht angerufen werden.

Nach dem Auszug

Die Abrechnungspflicht knüpft an das Kalenderjahr, nicht an das laufende Mietverhältnis. Wer im März auszieht, hat Anspruch auf die Abrechnung für Jänner bis März, und ein Guthaben steht ihm zu. In der Praxis wird das mit der Mietkaution verrechnet: Der Vermieter darf jenen Teil zurückbehalten, den er für eine erwartbare Nachforderung braucht, nicht die gesamte Kaution bis zur nächsten Abrechnung. Welche Fristen bei der Beendigung sonst gelten, steht bei Mietvertrag kündigen.

Quellen

Häufig gestellte Fragen

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Bis zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres. § 21 Abs. 3 MRG verpflichtet den Vermieter, die im Lauf eines Kalenderjahres fällig gewordenen Betriebskosten und öffentlichen Abgaben bis zu diesem Datum abzurechnen, die Abrechnung an geeigneter Stelle im Haus zur Einsicht aufzulegen und den Hauptmietern Einsicht in die Belege zu ermöglichen.

Was passiert, wenn der Vermieter nicht abrechnet?

Der Mieter kann die Legung der Abrechnung erzwingen. § 21 Abs. 5 verweist auf § 20 Abs. 4, und § 37 Abs. 1 Z 11 MRG zählt die Legung der Abrechnung zu den Angelegenheiten, über die das Bezirksgericht im Außerstreitverfahren entscheidet. In Gemeinden mit Schlichtungsstelle ist der Antrag zuerst dort einzubringen.

Wie hoch darf die monatliche Betriebskostenpauschale sein?

Sie wird aus dem Gesamtbetrag des vorangegangenen Kalenderjahres errechnet und darf diesen bei zwischenzeitlicher Erhöhung von Betriebskosten oder Abgaben um höchstens zehn Prozent überschreiten. Das ist die Jahrespauschalverrechnung nach § 21 Abs. 3 MRG. Wer keine Pauschale verrechnet, muss dem Mieter nach Abs. 4 die Höhe jedes Monatsbetrags vorher unter Vorlage der Belege nachweisen.

Habe ich ein Recht, die Belege zu sehen?

Ja. Der Vermieter hat den Hauptmietern in geeigneter Weise Einsicht in die Belege zu geben, bei Belegen auf Datenträgern Einsicht in Ausdrucke. Das ist keine Zusammenfassung, sondern die Rechnungen selbst. Wer eine Position für unberechtigt hält, sollte sie schriftlich rügen und den Beleg verlangen.

Muss ich eine Nachzahlung sofort bezahlen?

Aus einer Abrechnung ergibt sich ein Anspruch, den der Vermieter geltend machen kann. Wer die Abrechnung für unrichtig hält, kann sie im Außerstreitverfahren überprüfen lassen; zuständig ist nach § 37 Abs. 1 Z 12 MRG das Bezirksgericht, in zehn Gemeinden zuerst die Schlichtungsstelle. Eine Zahlung unter Vorbehalt schließt die spätere Rückforderung nicht aus.

Gilt die Abrechnungspflicht auch nach dem Auszug?

Ja. Die Pflicht knüpft an das Kalenderjahr, nicht an das aufrechte Mietverhältnis. Wer im Lauf des Jahres auszieht, hat Anspruch auf die Abrechnung für die Monate seiner Mietzeit und kann ein Guthaben verlangen. Praktisch wird das oft mit der Kaution verrechnet, die ohnehin erst nach Klärung offener Forderungen vollständig zurückfließt.