Firmenbuch: Abfrage, Eintragung und die Zwangsstrafen
Die Kurzabfrage ist gratis, der Auszug kostet 4,89 Euro. Wer sich eintragen lassen muss und warum die Offenlegungsstrafe alle zwei Monate wiederkommt.
Die meisten Menschen suchen das Firmenbuch, weil sie eine bestimmte Firma nachschlagen wollen - vor einem Vertragsabschluss, vor einer Bewerbung oder nach einer unerwarteten Rechnung. Für diesen Fall gibt es eine Antwort, die selten genannt wird: Die Kurzabfrage ist kostenlos.
Das Firmenbuchgesetz sieht eine unentgeltliche Kurzinformation mit neun taxativ aufgezählten Datenfeldern vor. Darin stehen die Dinge, die man in der Praxis am häufigsten braucht - darunter die Vertretungsbefugnis und Insolvenzeintragungen. Wer nur wissen will, ob eine Firma existiert, wer für sie zeichnet und ob ein Insolvenzverfahren anhängig ist, zahlt dafür nichts.
Die Abfragewege und was sie kosten
Erst der vollständige Auszug kostet. Die Beträge stehen im Gerichtsgebührengesetz und wurden zuletzt mit 1. August 2026 angehoben:
| Abfrage | Kosten |
|---|---|
| Kurzinformation (neun Datenfelder) | 0 Euro |
| Aktueller Auszug | 4,89 Euro |
| Auszug mit historischen Daten | 8,20 Euro |
| Einzelne Urkunde, Personensuche | je 1,52 Euro |
| Auszug beim Landesgericht | 19 Euro |
Der Unterschied zwischen 4,89 und 19 Euro erklärt sich nicht durch den Inhalt - der ist derselbe. Beim Gericht bekommt man den Auszug als öffentliche Urkunde. Wer ihn für eine Behörde oder ein Gericht braucht, zahlt dafür; wer sich nur informieren will, nimmt den Online-Weg.
Vier Zugänge stehen offen: JustizOnline, die zugelassenen Verrechnungsstellen, das Landesgericht und der Notar. Die Verrechnungsstellen dürfen einen genehmigten Zuschlag verlangen; wie hoch er ist, wird nirgends amtlich veröffentlicht - fragen Sie vor der Abfrage nach.
Ein Hinweis zu einer Zahl, die kursiert: Die Justizseite nennt für den Teilauszug 1,44 Euro. Das ist ein stehengebliebener Wert aus der Zeit vor der Valorisierung; maßgeblich ist das Gerichtsgebührengesetz mit 1,52 Euro.
Wer eingetragen werden muss
Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften sind mit ihrer Entstehung im Firmenbuch. Interessant ist der Fall des Einzelunternehmers, und hier wird die Regel meist verkürzt wiedergegeben.
Die Schwelle liegt bei 700.000 Euro Umsatzerlösen, und es gibt zwei Wege, sie auszulösen:
- Zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre über 700.000 Euro. Die Pflicht greift dann erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr - man hat also ein Jahr Vorlauf.
- Ein einziges Jahr mit mehr als einer Million Euro. Dann greift sie bereits ab dem Folgejahr.
Darunter ist die Eintragung freiwillig möglich. Das lohnt sich, wenn man einen Firmenwortlaut schützen oder gegenüber Geschäftspartnern seriöser auftreten will - es bringt allerdings auch die Offenlegungspflichten mit sich.
Eine Ausnahme, die viele nicht kennen: Freie Berufe sowie Land- und Forstwirte sind von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen - und damit auch von der Eintragungspflicht, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Eine Ärztin mit Millionenumsatz muss nicht ins Firmenbuch.
Was die Eintragung kostet - und wann sie nichts kostet
Die Gerichtsgebühren für die Neueintragung einer GmbH liegen seit 1. August 2026 bei 522 Euro (47 Euro Eingabegebühr plus 475 Euro Eintragungsgebühr). Vorher waren es 493.
Der praktisch wichtigste Punkt fehlt in fast jedem Ratgeber: Bei einer Neugründung nach dem Neugründungs-Förderungsgesetz entfallen diese Gebühren vollständig - einschließlich der Eingabengebühr. Aus 522 Euro werden dann null. Voraussetzung ist die ordnungsgemäße NeuFö-Erklärung. Für die Gerichtsgebühren sieht das Gerichtsgebührengesetz zusätzlich eine Nachfrist von 14 Tagen vor, wenn der Eintragungsantrag bestimmte Erklärungen enthält - für die übrigen Begünstigungen gilt sie nicht.
Die Einzelheiten zur Gründung stehen auf der Seite zur GmbH.
Die Offenlegung und die Strafe, die wiederkommt
Hier liegt der Grund, aus dem kleine Gesellschaften am häufigsten Post vom Gericht bekommen.
Der Jahresabschluss ist binnen neun Monaten ab dem Abschlussstichtag einzureichen. Bei einem Bilanzstichtag 31. Dezember ist das Ende September des Folgejahres.
Wird die Frist versäumt, verhängt das Gericht eine Zwangsstrafe - und die Ausgestaltung ist strenger, als die meisten erwarten:
- Sie ergeht automatisch nach Ablauf der Frist, ohne vorheriges Verfahren und ohne Mahnung.
- Sie beträgt 700 Euro, bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 Euro, innerhalb eines Rahmens von 700 bis 3.600 Euro.
- Sie trifft die gesetzlichen Vertreter und die Gesellschaft zugleich - nicht wahlweise.
- Sie ist alle zwei Monate erneut zu verhängen, solange nicht offengelegt wird. Eine Obergrenze für die Summe gibt es nicht.
- Bei mittelgroßen Gesellschaften gilt der dreifache, bei großen der sechsfache Betrag.
- Ist sie einmal erlassen, bleibt sie auch nach nachträglicher Offenlegung vollstreckbar.
Daraus folgt der wichtigste Rat zu diesem Thema, und er geht in die andere Richtung, als man vermuten würde: Nachreichen hilft - aber nur vor der Strafverfügung. Das Gesetz ordnet die Strafe nur an, „sofern die Offenlegung nicht bis zum Tag vor Erlassung der Zwangsstrafverfügung bei Gericht eingelangt ist”. Wer die Frist versäumt hat, sollte also sofort einreichen statt abzuwarten. Erst wenn die Verfügung ergangen ist, ist nichts mehr zu retten.
Die Firmenbuchnummer
Die Firmenbuchnummer besteht aus dem Kürzel FN, einer Ziffernfolge und einem Kleinbuchstaben. Der Buchstabe ist ein Prüfzeichen - eine Kontrollstelle gegen Tippfehler, mehr nicht.
Die verbreitete Annahme, aus der Nummer lasse sich die Rechtsform oder das zuständige Gericht ablesen, ist falsch: Die Nummern werden österreichweit fortlaufend vergeben. Eine niedrige Nummer bedeutet nur, dass das Unternehmen früh eingetragen wurde.
Angeben müssen Sie die Nummer aus zwei verschiedenen Rechtsgründen, die oft in einen Topf geworfen werden:
- Das Unternehmensgesetzbuch verpflichtet eingetragene Unternehmer, sie auf Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und auf ihren Webseiten anzuführen, zusammen mit Firma, Rechtsform, Sitz und Firmenbuchgericht. Das Firmenbuchgericht kann das mit Zwangsstrafe bis 3.600 Euro erzwingen.
- Das E-Commerce-Gesetz verpflichtet jeden Diensteanbieter zu Angaben auf der Website, nennt die Firmenbuchnummer dort aber nur, „sofern vorhanden”.
Der Unterschied liegt also nicht im Medium, sondern im Adressaten: Das Unternehmensgesetzbuch trifft nur eingetragene Unternehmer, das E-Commerce-Gesetz jeden. Wer nicht im Firmenbuch steht, muss online keine Nummer angeben.
Firmenbuch ist nicht GISA
Die beiden Register werden ständig verwechselt, und sie beantworten verschiedene Fragen.
Das Firmenbuch weist aus, welche Unternehmen es gibt, wer sie vertritt und wie sie rechtlich verfasst sind. Das Gewerbeinformationssystem GISA weist aus, wer welche Gewerbeberechtigung hat.
Ein Einzelunternehmer mit Gewerbeschein steht im GISA, aber nicht zwingend im Firmenbuch. Eine GmbH steht im Firmenbuch und braucht daneben für die meisten Tätigkeiten eine Gewerbeberechtigung. Wie man die bekommt, steht auf der Seite zur Gewerbeanmeldung.
Was im Firmenbuch übrigens nicht steht, sind die wirtschaftlichen Eigentümer. Die werden in einem eigenen Register geführt, das nicht frei einsehbar ist.
Quellen
- Firmenbuchgesetz im RIS, Paragraf 34 zur kostenlosen Kurzinformation, abgerufen 18.08.2026
- Paragraf 189 Unternehmensgesetzbuch zur Umsatzschwelle und zu den Ausnahmen
- Paragraf 277 Unternehmensgesetzbuch zur Offenlegungsfrist von neun Monaten
- Paragraf 283 Unternehmensgesetzbuch zu den Zwangsstrafen
- Gerichtsgebührengesetz im RIS mit der Tarifpost 10 für Firmenbuchgebühren und -abfragen
- Neugründungs-Förderungsgesetz im RIS, Paragraf 1 Ziffer 3 zur Gebührenbefreiung bei Neugründung
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Firmenbuchauszug?
Eine Kurzinformation mit neun Datenfeldern ist kostenlos. Der aktuelle Auszug kostet 4,89 Euro, mit historischen Daten 8,20 Euro, einzelne Urkunden je 1,52 Euro. Beim Gericht kostet derselbe Inhalt 19 Euro, dafür als öffentliche Urkunde. Die Beträge gelten seit 1. August 2026.
Ab welchem Umsatz muss ich ins Firmenbuch?
Ab 700.000 Euro Umsatzerlösen, wenn die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird - die Pflicht greift dann ab dem zweitfolgenden Jahr. Bei mehr als einer Million Euro in einem einzigen Jahr greift sie bereits ab dem Folgejahr.
Wer muss trotz hoher Umsätze nie ins Firmenbuch?
Angehörige freier Berufe sowie Land- und Forstwirte sind von der Rechnungslegungspflicht ausgenommen, und damit auch von der Eintragungspflicht - unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Eine freiwillige Eintragung ist möglich.
Was passiert, wenn ich den Jahresabschluss zu spät einreiche?
Das Gericht verhängt ohne vorheriges Verfahren eine Zwangsstrafe von 700 Euro, bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 Euro, und zwar gegen den Geschäftsführer und die Gesellschaft zugleich. Sie wird alle zwei Monate wiederholt, solange nicht offengelegt wird, und bleibt auch nach nachträglicher Offenlegung vollstreckbar.
Wie lange habe ich für die Offenlegung Zeit?
Neun Monate ab dem Abschlussstichtag. Bei einem Bilanzstichtag 31. Dezember ist der Jahresabschluss also bis Ende September des Folgejahres einzureichen.
Sagt die Firmenbuchnummer etwas über die Rechtsform aus?
Nein. Die Nummer wird österreichweit fortlaufend vergeben und lässt weder auf die Rechtsform noch auf das zuständige Gericht schließen. Der Kleinbuchstabe am Ende ist ein Prüfzeichen.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenbuch und GISA?
Das Firmenbuch weist Unternehmen und ihre Vertretungsverhältnisse aus, das Gewerbeinformationssystem GISA die Gewerbeberechtigungen. Ein Einzelunternehmer kann ein Gewerbe haben, ohne im Firmenbuch zu stehen. Eine GmbH steht im Firmenbuch und braucht daneben für die meisten Tätigkeiten eine Gewerbeberechtigung.