Aufbewahrungsfristen in Österreich: 7 Jahre für Belege, 22 für Grundstücke
Bücher und Belege sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, Grundstücksunterlagen 22 Jahre. Was ab 1. Jänner 2027 weg darf und was Privatpersonen aufheben.
Am 1. Jänner 2027 dürfen Belege und Aufzeichnungen aus dem Jahr 2019 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre, gerechnet nicht ab dem Datum des Belegs, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das er sich bezieht. Ein Beleg vom 2. Jänner 2019 und einer vom 31. Dezember 2019 haben deshalb dasselbe Fristende, den 31. Dezember 2026, solange beide Geschäfte des Jahres 2019 betreffen.
Sieben Jahre sind die Regel, nicht die Obergrenze. Unterlagen zu Grundstücken sind 22 Jahre aufzubewahren. Und solange ein Verfahren mit dem Finanzamt läuft, bleibt alles im Archiv, was dafür von Bedeutung ist, auch über die Frist hinaus.
Eckdaten: Aufbewahrungsfristen in Österreich
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege | 7 Jahre | § 132 Abs. 1 BAO |
| sonstige steuerlich bedeutsame Geschäftspapiere | 7 Jahre, als Sollvorschrift | § 132 Abs. 1 BAO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege bei Rechnungslegungspflicht | 7 Jahre | § 212 UGB |
| Durchschriften ausgestellter Rechnungen | 7 Jahre | § 11 Abs. 2 UStG |
| Lohnkonto und Lohnunterlagen | 7 Jahre | § 132 BAO |
| Sicherung des Datenerfassungsprotokolls der Registrierkasse | 7 Jahre | § 7 Abs. 3 RKSV |
| Unterlagen zu Grundstücken, erstmals verwendet nach dem 31.3.2012 | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG | 12 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Aufzeichnungen von Betreibern elektronischer Marktplätze | 10 Jahre | § 18 Abs. 12 UStG |
| Unterlagen für ein anhängiges Verfahren | bis zu dessen Ende | § 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB |
| Belege zur Arbeitnehmerveranlagung | 7 Jahre, Empfehlung des Finanzministeriums | Steuerbuch 2026 |
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, nicht Datum des Belegs
§ 132 Abs. 1 BAO lässt die Frist für Bücher und Aufzeichnungen mit dem Schluss des Kalenderjahres laufen, für das die Eintragungen vorgenommen wurden. Für Belege und Geschäftspapiere zählt der Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Das Unternehmensgesetzbuch knüpft ebenfalls an das Kalenderjahr an, für das gebucht, der Jahresabschluss festgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet wurde (§ 212 Abs. 2 UGB). Das deutsche Handelsgesetzbuch stellt dagegen auf das Jahr ab, in dem der Abschluss festgestellt wurde, und kennt Fristen von sechs, acht und zehn Jahren (§ 257 HGB). Deutsche Fristtabellen lassen sich deshalb nicht übertragen.
| Unterlagen | Frist beginnt | Frist endet | Vernichtung frühestens |
|---|---|---|---|
| Belege und Aufzeichnungen 2019 | 31.12.2019 | 31.12.2026 | 1.1.2027 |
| Belege und Aufzeichnungen 2020 | 31.12.2020 | 31.12.2027 | 1.1.2028 |
| Wirtschaftsjahr 1.7.2019 bis 30.6.2020 | 31.12.2020 | 31.12.2027 | 1.1.2028 |
Eigene Berechnung nach § 132 Abs. 1 BAO und § 212 Abs. 2 UGB.
Abweichendes Wirtschaftsjahr
Endet das Wirtschaftsjahr nicht am 31. Dezember, läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Ein Wirtschaftsjahr von Juli 2019 bis Juni 2020 wird damit wie das Jahr 2020 behandelt, auch für die Belege aus dem Herbst 2019.
Verlängerung durch ein anhängiges Verfahren
Über die sieben Jahre hinaus sind Unterlagen so lange aufzubewahren, wie sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in dem der Aufbewahrungspflichtige Partei ist. Das Unternehmensgesetzbuch verlangt dasselbe für jedes anhängige gerichtliche oder behördliche Verfahren. Wer gerade eine Beschwerde beim Bundesfinanzgericht führt oder eine Außenprüfung hat, schreddert die betroffenen Jahrgänge nicht.
Sieben Jahre: Bücher, Rechnungen, Lohnkonto und Kassendaten
Steuerrecht: Bücher, Aufzeichnungen und Belege
Die Pflicht nach § 132 BAO trifft jeden, der nach Abgabenvorschriften Bücher oder Aufzeichnungen führen muss, also auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner. Sie umfasst die Bücher und Aufzeichnungen selbst und die Belege dazu. Für sonstige Geschäftspapiere, die für die Steuer von Bedeutung sind, formuliert das Gesetz eine Sollvorschrift. Die Wirtschaftskammer zählt dazu unter anderem Bankunterlagen, Schriftverkehr einschließlich E-Mails, Inventurlisten und Unterlagen zum Kauf von Anlagen.
Unternehmensrecht: Jahresabschluss und Geschäftsbriefe
Wer nach dem Unternehmensgesetzbuch Bücher führen muss, also etwa jede Kapitalgesellschaft und andere Unternehmer mit mehr als 700.000 Euro Umsatz je Betrieb (§ 189 UGB), hat nach § 212 UGB sieben Jahre aufzubewahren:
- Bücher, Inventare und Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten,
- empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten,
- Buchungsbelege.
Freiberufler und Land- und Forstwirte fallen grundsätzlich nicht unter diese Bestimmungen, für sie gilt die steuerliche Pflicht nach der BAO.
Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen
Wer Rechnungen ausstellt, muss eine Durchschrift oder Abschrift sieben Jahre aufbewahren (§ 11 Abs. 2 UStG). Für empfangene Rechnungen gilt dieselbe Frist. Auch Kleinbetragsrechnungen sind grundsätzlich aufzubewahren. Betriebe mit typischen Kleinumsätzen, etwa Tankstellen oder Taxiunternehmen, müssen nach den Umsatzsteuerrichtlinien aber keine Kopien eigener Rechnungen bis 75 Euro anlegen, sofern sie keine andere Vorschrift dazu verpflichtet (UStR Rz 1567 und 1568).
Lohnkonto und Zeitaufzeichnungen
Das Lohnkonto ist eine Aufzeichnung im Sinne des § 132 BAO und damit sieben Jahre aufzubewahren. Die Wirtschaftskammer nennt für die Unterlagen zum Lohnkonto dieselbe Frist und zählt Zeitaufzeichnungen und Reisekostenabrechnungen dazu. Fehlen die Aufzeichnungen, darf das Finanzamt die Lohnsteuer schätzen (LStR Rz 1183). Wie das Lohnkonto in die monatliche Abrechnung eingebunden ist, steht bei der Lohnverrechnung.
Registrierkasse: Datenerfassungsprotokoll
Jede Registrierkasse führt ein Datenerfassungsprotokoll, in dem jeder Barumsatz gespeichert ist, samt Trainings- und Stornobuchungen. Die Daten sind mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium zu sichern, und diese Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 RKSV). Auch wer die Kasse wechselt oder stilllegt, bewahrt die Sicherungen der alten Kasse bis zum Ende der Frist auf.
Grundstücke: 22 Jahre wegen der Vorsteuerberichtigung
Die lange Frist hat einen technischen Grund. Ändert sich bei einem Grundstück die Nutzung, etwa von steuerpflichtiger zu steuerfreier Vermietung, ist die Vorsteuer noch im 19. Kalenderjahr nach der erstmaligen Verwendung zu berichtigen (§ 12 Abs. 10 UStG). Passend dazu sind Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken 22 Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs. 10 UStG).
Die Umsatzsteuerrichtlinien grenzen das zeitlich ein (Rz 1569):
- 22 Jahre für Grundstücke, die nach dem 31. März 2012 erstmals im Unternehmen als Anlagevermögen verwendet werden, bei Wohnungsvermietung für Mietverträge, die nach diesem Tag geschlossen wurden,
- 12 Jahre, in Einzelfällen 22 Jahre, für Grundstücke, die nicht unter diese Neuregelung von 2012 fallen,
- 12 Jahre für Eigentumsübertragungen von Wohnungen nach § 15c des Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetzes, die nach dem 31. März 2022 ausgeführt werden.
Die Frist gilt auch für den Leistungsempfänger. Die Rechnungen des Baumeisters für ein 2026 erstmals genutztes Betriebsgebäude gehören damit bis in die späten 2040er-Jahre ins Archiv.
Elektronisch aufbewahren: Scan, PDF und E-Rechnung
Belege und Geschäftspapiere dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn ihre vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit möglich ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Liegt eine Unterlage nur elektronisch vor, etwa eine per E-Mail empfangene E-Rechnung, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen aber bis zum Fristende gewährleistet sein.
Wird eine Papierrechnung ordnungsgemäß gescannt und gespeichert, darf das Papier weg. Die Finanzverwaltung nennt als geeignete Verfahren (UStR Rz 1566):
- Mikroverfilmung oder optische Speicherplatten,
- Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern, die nachträglich nicht verändert werden können,
- ein revisionssicheres Archiv, das schon vom Hersteller her keine Änderung und Löschung zulässt,
- oder ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung.
Ein gewöhnlicher Ordner mit PDF-Dateien, die sich jederzeit überschreiben lassen, sichert die Unveränderbarkeit für sich allein nicht.
Wer elektronisch aufbewahrt, muss dem Finanzamt die Unterlagen auf eigene Kosten lesbar machen (§ 132 Abs. 3 BAO). Läuft das Abo einer Buchhaltungssoftware nach drei Jahren aus, bleiben vier Jahre, in denen die Daten trotzdem abrufbar sein müssen. Worauf beim Export zu achten ist, steht bei der Buchhaltungssoftware.
Aufbewahrung für Privatpersonen
Wer nur Lohn oder Pension bezieht, hat keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es gibt aber Fristen, an denen sich das Aufheben orientieren sollte.
| Unterlage | Wie lange | Grund |
|---|---|---|
| Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen | 7 Jahre | Das Finanzamt kann sie anfordern, Empfehlung des Finanzministeriums |
| Spenden, Kirchenbeitrag, freiwillige Weiterversicherung in der Pensionsversicherung | nicht nötig | werden elektronisch an das Finanzamt gemeldet |
| Aufzeichnungen über Mieteinnahmen und Ausgaben | 7 Jahre | Aufzeichnungspflicht nach § 126 Abs. 3 BAO |
| Kaufbeleg für eine Ware | mindestens 2 Jahre und 3 Monate | Gewährleistungsfrist und Verjährung |
| Zahlungsnachweis für eine bezahlte Rechnung eines Unternehmens | mindestens 3 Jahre | Verjährung der Forderung |
| Kassenbon im Geschäft | keine Pflicht | nur bis außerhalb des Geschäfts mitzunehmen |
Zusammengestellt aus den unten genannten Quellen.
Arbeitnehmerveranlagung. Belege werden der Erklärung nicht beigelegt. Das Finanzministerium empfiehlt im Steuerbuch 2026, sie sieben Jahre aufzubewahren, weil sie auf Verlangen vorzulegen sind. Belege für Sonderausgaben, die die Empfänger elektronisch melden, etwa Spenden und Kirchenbeiträge, müssen nicht aufgehoben werden. Die Veranlagung selbst lässt sich fünf Jahre rückwirkend beantragen (§ 41 Abs. 2 EStG), mehr dazu beim Lohnsteuerausgleich.
Vermietung. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung hat, muss Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen (§ 126 Abs. 3 BAO). Dasselbe gilt für sonstige Einkünfte und für Kapitalerträge, die nicht endbesteuert sind. Damit gilt die siebenjährige Frist des § 132 BAO auch für private Vermieter.
Gewährleistung. Für Waren, die ein Verbraucher bei einem Unternehmer kauft, haftet dieser zwei Jahre ab Übergabe für Mängel, die Ansprüche verjähren drei Monate danach (§ 10 und § 28 VGG). Für Verträge ab 1. Oktober 2026 verlängert sich die Frist einmal um ein Jahr, wenn ein Mangel durch Verbesserung behoben wurde. Den Kaufbeleg und die Reparaturbestätigung sollte man so lange aufheben. Bei unbeweglichen Sachen beträgt die Gewährleistungsfrist drei Jahre (§ 933 ABGB).
Bezahlte Rechnungen. Forderungen von Unternehmen aus Lieferungen und Leistungen verjähren in drei Jahren (§ 1486 ABGB). Wer belegen will, dass er bezahlt hat, hebt den Zahlungsnachweis mindestens so lange auf.
Kassenbon. Die Belegerteilungspflicht verlangt vom Kunden nur, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb des Geschäfts mitzunehmen (§ 132a Abs. 5 BAO). Eine Pflicht, ihn aufzuheben, gibt es nicht.
Verjährung und Folgen fehlender Unterlagen
Das Recht des Finanzamts, eine Abgabe festzusetzen, verjährt im Regelfall nach fünf Jahren, bei hinterzogenen Abgaben nach zehn (§ 207 Abs. 2 BAO). Jede nach außen erkennbare Amtshandlung verlängert die Frist um ein Jahr, spätestens nach zehn Jahren ist aber endgültig Schluss (§ 209 BAO). Die Aufbewahrungsfrist liegt damit zwei Jahre über der allgemeinen Verjährungsfrist.
Fehlen Unterlagen, hat das zwei Folgen:
- Schätzung. Legt jemand vorgeschriebene Bücher oder Aufzeichnungen nicht vor, ist das Finanzamt zur Schätzung verpflichtet (§ 184 Abs. 3 BAO). Ein Vernichten vor Fristende schützt also nicht vor einer Nachforderung, es nimmt nur die Möglichkeit, sie zu widerlegen.
- Finanzordnungswidrigkeit. Wer vorsätzlich die Pflicht zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen oder Belegen verletzt, wird mit einer Geldstrafe bis 5.000 Euro bestraft (§ 51 FinStrG).
Quellen
Alle Abrufe am 23.10.2026.
- Bundesabgabenordnung im RIS: § 126 Aufzeichnungspflicht, § 132 Aufbewahrung, § 132a Belegerteilung, § 184 Schätzung, § 207 und § 209 Verjährung
- Unternehmensgesetzbuch im RIS: § 189 Anwendungsbereich, § 212 Aufbewahrungsfrist
- Umsatzsteuergesetz im RIS: § 11 Abs. 2, § 12 Abs. 10, § 18 Abs. 10 und 12
- § 7 Registrierkassensicherheitsverordnung, § 41 EStG, § 51 Finanzstrafgesetz
- ABGB im RIS: § 933 und § 1486; Verbrauchergewährleistungsgesetz § 10, § 28 und § 29 in der Fassung BGBl. I Nr. 60/2026
- Umsatzsteuerrichtlinien 2000 in der Fassung vom 10.12.2025: Rz 1565 bis 1570
- Lohnsteuerrichtlinien 2002 in der Fassung vom 18.12.2025: Rz 1183
- Bundesministerium für Finanzen: Das Steuerbuch 2026, Abschnitte Sonderausgaben und Arbeitnehmerveranlagung
- Wirtschaftskammer Österreich: Aufbewahrungspflichten für Unternehmen, Stand 30.03.2026, und Lohnkonto, Stand 01.01.2026
Häufig gestellte Fragen
Wie lange müssen Belege in Österreich aufbewahrt werden?
Sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Das gilt nach § 132 BAO für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege und nach § 212 UGB für die Unterlagen rechnungslegungspflichtiger Unternehmer. Für Grundstücke gelten 22 Jahre.
Welche Unterlagen dürfen ab 1. Jänner 2027 vernichtet werden?
Bücher, Aufzeichnungen und Belege des Jahres 2019. Ihre Frist begann am 31. Dezember 2019 und endet am 31. Dezember 2026. Ausgenommen sind Unterlagen zu Grundstücken und alles, was für ein noch anhängiges Verfahren von Bedeutung ist.
Darf ich Rechnungen nur eingescannt aufbewahren?
Ja, wenn die Wiedergabe bis zum Ende der Frist vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu möglich ist und die Unveränderbarkeit gesichert ist, technisch oder durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Dann ist das Papier nicht mehr nötig. Ein gewöhnlicher Ordner mit änderbaren Dateien reicht für sich allein nicht.
Wie lange müssen Privatpersonen Belege aufheben?
Für die Arbeitnehmerveranlagung empfiehlt das Finanzministerium sieben Jahre, weil das Finanzamt die Belege anfordern kann. Spenden und Kirchenbeiträge, die elektronisch gemeldet werden, brauchen keinen Beleg. Wer vermietet, muss Aufzeichnungen führen und sieben Jahre aufbewahren.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Das Finanzamt darf schätzen, wenn vorgeschriebene Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden. Wer Aufbewahrungspflichten vorsätzlich verletzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro bestraft wird.
Gilt die Frist ab dem Rechnungsdatum?
Nein. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr zählt das Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
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